La importancia de la planificación. Diferencias entre tareas y proyectos

Una de las principales razones del fracaso o retraso de un proyecto es no saber distinguir entre tareas y proyectos a la hora de organizar nuestra agenda, calendario o lista de tareas

post-it en pantallaLa importancia de la planificación

Una de las principales razones del fracaso o retraso de un proyecto es no saber distinguir entre tareas y proyectos a la hora de organizar nuestra agenda, calendario o lista de tareas. Por lo general, a medida que aumenta la velocidad del trabajo, concentramos todo el contenido en la misma lista o agenda sin más estándares u orden. Esto crea un problema porque cuando ponemos todo en el mismo plano, es casi imposible administrar nuestro tiempo. No tenemos claro los recursos que se requieren para todo y qué tiempo se debe considerar, ni podemos visualizar las tareas en función de criterios de prioridad o orden de ejecución.

La productividad no es más que un concepto que permite alcanzar tus metas de la manera más efectiva. Como seres humanos, perseguimos más de un objetivo. Debemos dedicar tiempo, atención y recursos a todos los objetivos para impulsarlos. Pero esto se convierte en el problema, ya que no podemos hacerlo todo. Por ejemplo, en circunstancias normales, no podemos detener el trabajo de aprender inglés de forma intensiva, ni podemos desarrollar el hábito de hacer ejercicio en una semana. Debemos coordinar metas y acciones, dado que tenemos que lograr varios objetivos, debemos coordinar las diferentes necesidades. No podemos trabajar en dos áreas diferentes al mismo tiempo, ni podemos dedicar más tiempo a cada objetivo que cuando sumamos todos los objetivos.

La planificación (= plan, ~ estrategia). Se utiliza para determinar el número de horas atribuidas a cada artículo en una semana. El plan es hacer una lista que incluirá cada elemento y la cantidad de horas que tienes reservadas para la semana (instrumentos musicales: 8 am, gratis: 4 pm, deportes: 4 am). Planifique servir: Determine cuánto tiempo dedicar a cada proyecto antes de que pase una semana, sepa cuando es imposible abrir un nuevo proyecto cuando podamos esperar tiempo. Sepa cuándo no hacer el proyecto (si planea hacerlo durante 0 horas). El plan no especifica las acciones específicas que tomará durante ese tiempo, sino que indica el tiempo requerido para cada proyecto. La planificación tiene en cuenta el tiempo disponible (¡varía de una semana a otra!) Y le permite ajustar cada objetivo de acuerdo con su propio tiempo.

¿Cuál es la diferencia entre un proyecto y una tarea?

Ser capaz de distinguir entre proyectos y tareas para una buena organización y planificación es fundamental y disponer de herramientas que automaticen y faciliten esa planificación ayuda a conseguirlo.

Tarea

Es una acción específica y clara sin demasiados pasos. No llevarán mucho tiempo y no constarán de piezas más pequeñas. Ejemplo de tarea:

  • Informes sencillos que envía con regularidad
  • Informar al teléfono
  • Revisar y corregir documentos
  • Responder a un correo electrónico
  • Pago o trámite administrativo

Proyecto

 Un proyecto no es una acción separada, sino un objetivo, acción o responsabilidad más integral, que consta de dos o más tareas que deben completarse para completar el proyecto. Habrá proyectos simples que contengan dos o tres tareas específicas, mientras que los proyectos más complejos que involucren múltiple o múltiples tareas generalmente deben llevarse a cabo en secuencia. Ejemplo de proyecto:

  • Sugerencias para atender a los clientes potenciales
  • Presentación del informe de resultados semestral
  • Artículos o artículos que requieren investigación y documentación.
  • Organizar reuniones de ventas
  • Diseño de sitios web para clientes.

A la hora de organizarnos, lo primero es dividir cada proyecto lo más posible en todas las tareas necesarias para completar el proyecto, y cada proyecto tiene una fecha de entrega, al menos una fecha de entrega.

El objetivo es mantener abierto cada proyecto en la parte más pequeña posible (es decir, la tarea más simple, específica y clara que puedas definir). Esto es fundamental, porque si no comprende las tareas individuales requeridas para un gran proyecto en su plan diario, será difícil avanzar. Este debe ser el secreto de la dilación.

Por ejemplo, no tiene que incluir sus tareas pendientes en la “comida planificada de Nochevieja”, sino que debe dividirlos en:

  • Ver selección de habitación
  • Alquilar alimentos y bebidas
  • Contrata un grupo de música
  • Lista de reconocimiento anual
  • Comprar rifa
  • Asignar mesas y asientos
  • Y muchos más.

El papel de la anticipación para la correcta planificación

Los proyectos no aparecerán de hoy a mañana, normalmente necesitamos algo de tiempo para tratarlos, por lo que es mejor hacer la división de las distintas tareas involucradas en el proyecto lo más detallada posible desde el principio. Esto debe hacerse en secuencia puede ser paralelo. Cuando ciertas tareas parecen muy grandes o ambiciosas, definitivamente puede dividirlas en partes más pequeñas para hacerlas más digeribles y tomar acciones claras. De esta manera, podrá asignar tiempo, en qué semanas y días, debe realizar tareas relacionadas con el proyecto. De esta forma, podrás avanzar a buen ritmo y no caer de repente en todo el plazo, a veces incluso demasiado tarde. Del mismo modo, tendrá varias o muchas tareas que no forman parte del proyecto, y estas son cosas individuales que debe considerar en su plan.

El objetivo final es que únicamente programes en tu agenda o lista de pendientes las tareas, esas acciones claras y definidas en las que no dudarás a la hora de entrar en acción.

En la actualidad y según las necesidades del proyecto, se suelen seguir planificaciones ágiles. Es decir, la planificación de proyectos a través de técnicas que permitan una ejecución flexible de las actividades. No se estima para más de una semana, sino que se va planificando en función de los requerimientos versátiles de los clientes o de los propios acontecimientos. Esto sucede, sobre todo, en el mundo del software, en el que es imprescindible planear de manera flexible.

Los softwares actuales de gestión de proyectos, te ayudan a adaptar tu planificación a las necesidades actuales. Te recomendamos Quakki, un planificador online fácil y completo, para darle la flexibilidad que requieren tus proyectos hoy en día.

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