La productividad de la empresa comienza por definir y gestionar adecuadamente los proyectos y tareas

Mejorar la productividad de la empresa es una labor de gran importancia que debe realizarse a diario.

Mejorar la productividad de la empresa es una labor de gran importancia que debe realizarse a diario. Para llevar a cabo esta tarea debemos saber a qué nos referimos con productividad empresarial.

La productividad de una empresa es la relación entre la actividad llevada a cabo dentro de la organización y los medios necesarios para desarrollarla, es decir, es el resultado de las acciones que son realizadas para alcanzar objetivos en una organización. Los objetivos deben alcanzarse en un buen clima laboral, además de tener en cuenta la relación entre los recursos que invierten para el alcance de los objetivos y el resultado de éstos. No hay que olvidar que el aumento de la productividad es el tema empresarial con más relevancia para la el crecimiento y las ganancias de la misma.

La forma para mejorar la productividad empresarial es conseguir una buena gestión empresarial. Debe englobar la suma de técnicas aplicables al conjunto de una entidad con el fin de trabajar buscando la máxima eficiencia.

Aumentar la productividad laboral es uno de los principales objetivos de las organizaciones. Debemos tener en cuenta que trabajar gran cantidad de horas no siempre es sinónimo de ser productivo. De hecho, trabajar demasiadas horas puede llegar a ser contraproducente disminuyendo la calidad en la realización de proyectos y tareas.

Factores principales para la productividad

La productividad es un importante indicador que no se tiene en cuenta en muchas ocasiones y que necesita ser medido de forma objetiva y rigurosa. Es importante que todas las empresas conozcan al detalle cómo es su productividad, en qué está basada y qué errores puede estar cometiendo.

Los factores principales en una organización para tener buenos niveles de productividad son: tener un buen clima laboral y la distribución de puestos clave. Por ello, un estudio minucioso de los proyectos y tareas en la empresa es vital. Optimizar los niveles de producción conseguirá que la empresa obtenga una alta rentabilidad.

El conocimiento de cada puesto de trabajo en la cadena productiva y el desarrollo de métodos son muy importantes. La productividad laboral depende directamente de la productividad individual de cada miembro de nuestro equipo. Por ello es tan necesario definir y gestionar adecuadamente los proyectos y tareas de cada persona.

¿Cómo definir y gestionar proyectos y tareas?

Para conocer uno de los principales factores que influyen en la productividad de la empresa lo primero que tenemos que hacer es definir las necesidades de la organización, tener en cuenta las características de la organización y conocer las características de los empleados. De esta forma conseguiremos detectar los errores que se pueden estar cometiendo en la distribución de los puestos o tareas.

Para definir las necesidades de la organización debemos tener en cuenta:

  • En base a qué se quiere mejorar: Debemos hacer un análisis interno de la empresa, de esta forma podremos saber los puntos de fuertes y puntos de mejora. La productividad de una empresa depende de los procesos de gestión que se llevan a cabo en sus diferentes departamentos. Cuando un solo proceso en un solo departamento registra errores toda la cadena productiva se verá perturbada por ello.
  • En función de qué se puede optimizar: Los ritmos de trabajo son parte esencial en la gestión de los proyectos y tareas de organización. Un ritmo muy rápido puede ser perjudicial para los miembros del equipo y terminará por someterlos a una fatiga y estrés importante. Un ritmo de trabajo lento podrá generar desmotivación en el equipo de trabajo. Es esencial encontrar un ritmo de trabajo que sostenga la relación del número de recursos humanos necesarios en cada área de desarrollo y los costes.
  • En base a su contribución para monitorizar el progreso: El desarrollo tecnológico es importante en el desarrollo productivo ya que nos ayudará a obtener los mejores resultados a cambio del menos esfuerzo posible.

Debemos tener en cuenta y conocer la determinación de las características de la organización:

  • En base al modelo de negocio: Se debe conocer y tener en cuenta a qué se dedica y cómo desarrolla su labor.
  • En función de la cultura de la empresa: Se debe tener en cuenta la política de empresa, el valor de la organización y respetar su identidad.

Para realizar una definición de las características de los empleados:

  • En relación con sus hábitos: La posibilidad de adaptar horarios laborales a las necesidades de cada empleado y cubrir las necesidades de cada empleado los hará sentir comprometidos e importantes. También es importante respetar las funciones o tareas cotidianas de cada uno, ya que los cambios innecesarios pueden romper el buen funcionamiento del equipo.
  • En base a sus limitaciones: La gestión de talento humano siempre tendrá como perspectiva encontrar las fortalezas y las debilidades de cada trabajador para colocarlo en el área donde mejor rendimiento pueda darle a la empresa.

Principales beneficios en la definición y gestión de proyectos y tareas   

Este análisis nos ayudará a detectar posibles errores en la distribución y gestión de proyectos y de tareas o una incorrecta gestión en su realización. Los principales errores que se suelen detectar son un uso excesivo del correo electrónico o el abuso de reuniones y/o labores de backoffice realizadas por el departamento no correspondiente a esos proyectos y tareas.

Además facilita la toma de decisiones, ayudando a la distribución y adecuada gestión de proyectos y tareas por departamentos, la equidad del reparto de cargas de trabajo, por equipos o de cada individuo en particular y/o la asignación de recursos si fueran necesarios.

De esta forma se consiguen incrementar los resultados de la organización sin incidir en aumentar el gasto. Consiste en optimizar los beneficios haciendo más eficientes los recursos ya disponibles mediante la toma de decisiones adecuadas:

  • Dimensionar departamentos adecuadamente: En ocasiones puede ocurrir que en un departamento haya un exceso de personal y sus trabajadores pudieran asumir sin problemas más trabajo. De esta forma podrían trasladar a parte de ellos a otro departamento donde fuesen más necesarios.
  • Redefinir los proyectos y tareas de cada puesto: La realidad nos muestra que es fácil encontrar a personas que se han asignado un número excesivo de tareas, mientras que otras en el mismo departamento disponen de demasiado tiempo libre. Es fundamental detectar ese tipo de situaciones cuanto antes.
  • Asignar recursos estratégicamente: Saber qué tareas desempeña una persona y las herramientas que más utiliza para desempeñar sus funciones pueden ayudarnos a detectar problemas de ubicación de su puesto dentro de la empresa. Permite proceder al traslado de departamento o si fuera necesario asignar a este empleado nuevas tareas más acordes a su perfil y competencias.

Definición de tareas

En definitiva, la definición  y una correcta gestión de proyectos y tareas trata de lograr que las cargas de trabajo sean equitativas y conseguir que los miembros de la organización puedan trabajar mejor. La unión de ambos factores permite obtener excelentes resultados en la productividad.

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