La falta de tiempo es una situación habitual dentro de las organizaciones, sin embargo, no debemos hablar de falta de tiempo y sí hablar de una mala gestión del mismo. Todas las personas disponemos del mismo número de horas y días, aunque está dentro de cada individuo saber gestionarlo de la mejor forma posible para alcanzar sus metas.
Gestionar el tiempo de manera adecuada es una de las cuestiones más importantes para hacer frente a la sociedad en la que vivimos con un exceso de tareas y distracciones. A nivel individual una buena gestión del tiempo es fundamental para tener una buena calidad de vida. De otra forma una mala gestión del tiempo puede generar estrés, ansiedad y caos.
Para optimizar el tiempo empleado en desarrollar las diferentes tareas es fundamental planificar, gestionar y dar seguimiento. Por ello contar con un gestor de tareas en nuestro día a día dentro de las organizaciones nos ayuda a aumentar la productividad.
A lo largo de este post descubriremos qué es un gestor de proyectos y tareas y sus principales beneficios.
¿Qué es un gestor de proyectos y tareas?
Un gestor de proyectos y tareas es mucho más que una lista de actividades pendientes. Esta herramienta nos ayuda a dar seguimiento a las tareas desde su comienzo hasta su fin, delegar parte del trabajo a personas del equipo y marcar plazos para poder cumplir las fechas establecidas.
Este tipo de software es utilizado por las empresas para ayudar a los equipos de trabajo a ser más productivos, eficaces y mantener la motivación de los colaboradores.
Principales beneficios de un gestor de proyectos y tareas
El talento de las personas que trabajan dentro de una organización es fundamental para un buen trabajo.
Las personas que forman la entidad, aparte de estar cualificadas para su puesto, deben disponer de actitud, creatividad y habilidades para afrontar los imprevistos del día a día de la manera más eficaz.
Para que se puedan desarrollar estas cualidades la empresa debe facilitar las condiciones. La clave la podemos encontrar en la motivación, siendo esta una de las ventajas clave del uso del gestor de tareas.
Un gestor de proyectos y tareas nos ayudará a no perder más tiempo con notas, buscando entre los emails, buscar la información necesaria relativa al trabajo de otros compañeros e intentar poner orden en las tareas pendientes para saber en qué priorizar cada día, pudiendo ser de estar forma más eficaces y productivos.
Los principales beneficios que encontramos en la aplicación de un gestor de proyectos y tareas en la organización
Las tareas en un solo lugar
Este sistema, el gestor de proyectos y tareas, nos ayuda a centralizar la información en un solo lugar. De esta forma se ahorrará tiempo, se evitará perder trabajo y el equipo sabrá donde debe consultar la información necesaria para desarrollar su trabajo.
Además, facilitará delegar subtareas a otras personas del equipo y dará seguimiento a las tareas para comprobar que siguen el cronograma planificado y se cumple con los plazos establecidos.
Prioriza tu trabajo
El software nos facilitará tener un seguimiento de las tareas. Gracias a ello nos permitirá que el equipo conozca y entienda cuáles son las más importantes o se necesitará más tiempo para desarrollarlas. De esta forma permite que todas las personas involucradas en los proyectos puedan planificarse y llegar a los plazos establecidos.
Para ello es aconsejable revisarlo cada día, para saber el orden de prioridad establecido en las tareas, y al final del día, para comprobar que se ha cumplido con las tareas imprescindibles.
Conocimiento de la organización
Gracias al gestor de proyectos y tareas podemos conocer mejor la empresa. Con un informe que nos facilite la herramienta tendremos el seguimiento y análisis de actividades de la misma.
Además de poder evaluar la ejecución de las tareas puedes valorar el flujo y modo de trabajo de los empleados y la implicación de cada uno de ellos. De esta forma se puede evaluar el desempeño de los distintos miembros.
Mejora la colaboración
La herramienta nos permite compartir los archivos, comentarios, ideas y demás interacciones necesarias para que el equipo de trabajo pueda desarrollar sus tareas. De esta forma pueden acceder a toda la información necesaria siempre cuándo y dónde lo necesiten.
Aumenta la productividad
Realizar de una manera adecuada y a tiempo las tareas son condiciones presentes en la descripción de un trabajador motivado y satisfecho. El gestor de tareas está pensado para aumentar la eficacia del esfuerzo realizado, ya que las tareas están marcadas en el panel y el resto del equipo puede visualizarlas. De esta forma no hay posibilidad de aplazar tareas.
Minimiza la sensación de aislamiento
La herramienta centraliza toda la información y documentación necesaria, es la propia oficina sea cual sea en el punto geográfico donde nos encontremos. Actualmente es una de las preocupaciones más a tener en cuanta con la necesidad del teletrabajo.
Las relaciones sociales son clave para la satisfacción y motivación de los trabajadores. Contar con un gestor de proyectos contribuye a mantener esa unidad de grupo.
Tras revisar los principales beneficios de la utilización de un gestor de tareas, podemos resumir que esta herramienta unifica todo en un solo lugar, evita las largas cadenas de correos electrónicos y archivos desaparecidos, manteniendo todo en la misma plataforma, disponible en cualquier momento y desde cualquier lugar.
Nos ayudara a mejorar la coordinación del equipo, gracias al cronograma y los gráficos efectivos. De esta forma nos aseguramos de que el flujo de trabajo y las entregas del equipo se llevan a cabo sin problemas, ¿A qué esperas para disfrutar de sus beneficios? Con Quakki puedes.
