Organiza a tu equipo con un buen gestor de proyectos y tareas

Programas de gestión de proyectos y tareas

Algunas empresas se mantienen reticentes con respecto a utilizar un programa de gestión de proyectos y tareas. Siguen confiando ciegamente en el modo “cascada” de toda la vida sin pararse a contemplar las múltiples posibilidades que ofrecen las “metodologías ágiles”.

Hoy en día es imprescindible llevar un control minucioso de cada uno de los proyectos de una empresa, y para ello el elemento imprescindible es el software de gestión de proyectos, que ayuda a mantener un registro de los proyectos de la empresa, clientes, trabajadores, tareas… El control abarca todos los ámbitos del trabajo: planificación, desarrollo, producción y trato con el cliente.

Hay varios modos de empleo del gestor de proyectos, siendo el más simple el modo en el que sólo el administrador, gestor o jefe de proyecto utiliza el programa. De este modo el gestor puede controlar el funcionamiento del proyecto, los tiempos, los recursos que necesita, los costes…

La transformación digital permite a las empresas implementar nuevas estrategias de gestión y de negocios y surge gracias a la aparición de las tecnologías. Actualmente la transformación digital ya no es una opción, es una necesidad para todas las organizaciones para continuar siendo competitivas y adaptarse a la realidad actual. En las empresas, la transformación digital es pieza clave en el plan de negocios o así lo estiman el 66% de los CEOs, según datos publicados por la consultora IDC.

Disponer de un programa de gestor de proyectos y tareas es una de las herramientas necesarias para afrontar este reto. Las tareas son esenciales tanto para la cotidianidad profesional como para la vida diaria de una persona u organización. La gestión de tareas tiene un carácter amplio, puede elegirse un método, un sistema o aplicación del tipo informático que solo buscan facilitar el trabajo. El gestor de tareas es una herramienta esencial para que proporciona acceso a diferentes funciones permitiendo importar en cada espacio de proyecto una lista de tareas predefinidas de Excel, Outlook, tareas de Google entre otros.

La gestión de tareas busca en gran manera optimizar, evitando archivos mal organizados, notas extraviadas, adhesivos pegadas en el pc, etc. En cualquier caso, la gestión de tareas contribuye a lograr un objetivo dentro del tiempo establecido, considerando que esa es la prioridad “el tiempo y la ejecución” tanto para ti como para gestionar una empresa. Un gestor de tareas es un software de gestión de proyectos en línea que puede ser del tipo APP o Web, gratuito o pagado que le permite crear espacios de trabajo para cada uno de sus proyectos y actividades, que centraliza sus datos y le brinda una visión global y clara de la evolución de cualquier actividad. Éste reúne características esenciales para la gestión eficaz de tareas en una herramienta simple, intuitiva y profesional.

¿Qué beneficios me aporta un buen gestor de proyectos y tareas?

Organizar y optimizar procesos

Una buena gestión de los procesos de tu empresa implicaría la reducción de tiempos y costes. Gracias a esto, las cargas de trabajo también pueden reducirse. Así, tanto tú como tu equipo estaríais disponibles para concentrar vuestros esfuerzos en mejorar vuestras relaciones con vuestros clientes y proveedores.

Conocer a tu empresa

El seguimiento y análisis de actividades que el software gestor de proyectos y tareas realiza, genera informes que te ayudarán a observar tu empresa con perspectiva. Podrás evaluar la ejecución de cada proyecto y las diferentes trayectorias que se han ido siguiendo. También puedes valorar el flujo y modo de trabajo de tus empleados y su grado de implicación.

Prevenir riesgos

Un conocimiento más profundo de tu empresa te proporciona la capacidad de detectar con antelación los posibles riesgos, otorgándote el tiempo necesario para tomar medidas anticipadamente.

Agilidad y acierto en la toma de decisiones

En conjunto, y en última instancia, todas las ventajas que un software de gestión de proyectos y tareas te ofrece desembocan en el proceso de toma de decisiones. Estarías preparado para responder de forma acertada ante cualquier eventualidad, marcar objetivos y prioridades, y asignarles un plazo de cumplimiento, todo ello en base a la experiencia que se ha adquirido del análisis de proyectos previos.

Ventajas de usar un gestor de proyectos y tareas

Puedes listar todas tus tareas

Una forma ligera  que atrae muchos beneficios al elegir este tipo de herramientas en línea es enumerar todas las tareas, se hace más práctico y realmente puede centrarse en el resultado más fácilmente. Las listas pueden ahorrar tiempo valioso para encontrar información.

Definir tiempos, fechas de inicio y culminación

Los plazos son importantes para alcanzar en el menor tiempo posible los objetivos, colocar fechas de inicio es vital para evaluar el nivel de urgencia y tratar de alcanzar a corto plazo todo lo pautado. Una vista de calendario es una excelente idea para obtener una visión general de las tareas que se realizarán durante el día, la semana o incluso el mes.

 Definir niveles de prioridad

No todas las tareas tendrán el mismo plazo, ni tampoco el mismo nivel de prioridad. Sin embargo es esencial diferenciar lo urgente de lo importante. Establecer prioridades para sus tareas le permite administrar mejor las mismas.

Agregar elementos adicionales como: descripciones o detalles ejecutorios

Cuando delegue o ejecute una tarea, no dude en asociar otra información que enriquecerá los objetivos principales como adjuntar documentos, agregue una descripción detallada, agregar fotos, etc. Todo esto realmente es aplicable cuando se implementan en el software de gestión de tareas en línea adecuada.

Las compañías se deben entender en esta nueva modalidad de trabajo por proyectos y tener un buen sistema para gestionarlos correctamente.

Las grandes corporaciones seguramente tengan un departamento propio de proyectos, con roles y equipos bien definidos. Puede que incluso tengan los recursos necesarios como para desarrollar una herramienta que les ayude a gestionarlos.

Pero la realidad es que tanto PYMEs como empresas más pequeñas necesitan de soluciones ágiles y sencillas de utilizar para la gestión de proyectos. Y por supuesto, de un coste reducido que les ayude a obtener beneficios con su uso casi de inmediato.

¿Cuánto tiempo se invierte en cada proyecto? ¿Las horas de trabajo están optimizadas? ¿Se pierde mucho tiempo de reporting en proyectos? Con una herramienta de gestión de proyectos puede saber cuántas horas productivas se dedican a cada proyecto y analizar la rentabilidad real del mismo.

¿Y qué hacemos con la productividad? Podemos dedicar muchas horas a un proyecto pero que este nunca llegue a ser rentable. No es tanto un problema de cantidad sino de calidad del trabajo. Gracias a los indicadores de productividad que recoja la herramienta, conseguimos eliminar procesos ineficientes y ladrones de tiempo para optimizar al máximo la gestión del tiempo. Gana tiempo, mejora tu productividad con Quakki, el gestor de proyectos y tareas más completo