Cómo elegir un buen gestor de proyectos y tareas para tu empresa

Para que un gestor de tareas funcione, es necesario tener dos cosas: la actitud mental adecuada y un cierto nivel de compromiso

proyecto¿Cuántos gestores de tareas has probado en todos estos años? ¿A cuántos les has dado una oportunidad real? ¿Y cuántos has desechado porque no ofrecían lo que necesitabas en ese momento? No es fácil. Por un lado, porque, aunque la mayoría comparten una filosofía similar, en realidad todos ponen su foco en un grupo determinado de usuarios: desde los auténticos apasionados del GTD a los más principiantes.

Pero por el otro porque, a diferencia de otras aplicaciones, los gestores de tareas no nos atan. Es muy fácil saltar de uno a otro sin llegar a perder nada importante por el camino. Y eso provoca que siempre queramos probar algo nuevo: la promesa de que esta vez sí, seremos productivos de verdad.

La realidad sin embargo es que para que un gestor de tareas funcione, es necesario tener dos cosas: la actitud mental adecuada y un cierto nivel de compromiso. Porque poco importa que apuntemos en una lista todo lo que tenemos o queremos hacer si en realidad basta muy poco para que nos saltemos algunas tareas y, finalmente, las olvidemos por completo.

Consejos imprescindibles para decantarnos por un sistema de gestión de proyectos

¿Ofrece planificación del trabajo?

Esta será una pregunta clave que deberemos realizarnos a la hora de escoger el software. Hablamos de las capacidades de la herramienta para planificar, gestionar, organizar y coordinar todas las tareas y subtareas que componen cada proyecto.

Si además de ello nos permite visibilizar internamente todos los datos será un plus, puesto que la información presentada visualmente gana valor y nos ayuda a tomar decisiones. Incluso, desde el punto de vista del empleado, poder observar cómo están distribuidas sus tareas y su tiempo de trabajo le ayudarán a planificarse y a permanecer más tranquilo o confidente en lo que es el reparto de las cargas de trabajo.

¿Es fácil de usar?

 Si damos por hecho que esta herramienta tendrá que estar disponible de forma online, daremos por hecho igualmente que sea fácil de usar, que sea interactiva y que realmente sea resolutiva. Este acceso deberá contar con una buena capacidad de almacenamiento para que no se pierda ningún dato y, por descontado, para que toda la información sea compartida.

No olvidemos que en muchos casos si nos aprovechamos de la flexibilidad y del smart working cada usuario accederá desde lugares diferentes a la interfaz por lo que este aspecto será fundamental.

¿Cuántas funcionalidades ofrece?

Cada herramienta que tenemos a nuestra disposición para gestionar nuestros proyectos destaca por un ítem en particular, pero cuantas más funcionalidades tenga para tenerlo todo bajo una sola plataforma, mejor. De ello hablaremos en las siguientes líneas, aunque será importante que contemplemos cuestiones como:

  • ¿Permite llevar un seguimiento de cara a la flexibilidad de la jornada laboral?
  • ¿Permite gestionar las incidencias de los días libres o de cada tipo de ausencia?
  • ¿Permite llevar un seguimiento de la rentabilidad y productividad?
  • ¿Permite gestionar las tareas y subtareas?
  • ¿Permite llevar un seguimiento de la geolocalización?

En esta línea nos detenemos para continuar en el siguiente punto, ya que llegados hasta aquí comenzaremos a comprobar qué funcionalidades tienen unas herramientas, qué otras no, y cómo hacer un balance de ello para tomar la decisión final.

¿En qué aspectos debes fijarte?

 Si te has preguntado qué debe reunir un buen software de gestión de proyectos la respuesta es clara: debe ser capaz de organizar el tiempo de todo el equipo de trabajo para poder extraer informes favorables acerca de la productividad y de la rentabilidad. Además de ello, una herramienta de software de gestión de proyectos debe ayudar a los empleados a organizar su tiempo y su trabajo en tiempo real para así ver su actividad.

El precio de la herramienta

 Cada herramienta de gestión de proyectos tiene un coste diferente, un coste que varía, por ejemplo, en función del número de empleados, mediante planes anuales o mediante planes mensuales. Este baremo puede variar según cada tipo de software, por lo que para decidirnos deberemos valorar lo siguiente:

Hacemos referencia al número de empleados con los que cuenta cada entidad. ¿Por qué? El tamaño de la empresa es decisivo en la elección, puesto que aquí encontramos una diferenciación, si hay límites de usuarios o no, y si el software solamente es resolutivo para empresas de pequeño tamaño o pymes en general.

¿Cumple con la Ley?

En función de cada país puede que haya una Ley vigente que regule la jornada laboral. En países como España, existe la Ley del Registro de la Jornada Laboral mediante la que se contempla la práctica correcta del registro diario de la jornada laboral del trabajador. Por ello, si tu empresa se ubica en España, saber si la herramienta de gestión de proyectos cumple con la normativa será muy importante.

¿Ofrece períodos de prueba?

¿Cómo podemos valorar si una herramienta de gestión de proyectos nos resulta útil o no? Solamente comprobando las funciones que tiene y aplicándola en el trabajo diario de todo el equipo de trabajo sin distinción alguna podremos saber si se adapta o no a lo que estamos buscando.

Es multidispositivo: ¿sí o no?

 Y cuando hablamos de multidispositivo esperamos que este disponible en su versión en ordenador, en tablet y en móvil. Además, tendremos que comprobar si se adapta tanto a iOS como a Android, en App Store y en Google Play, respectivamente.

Informes e integraciones

Si reúnen estos dos requisitos ya tenemos todo lo que necesitamos para elegir un buen software de gestión de proyectos.

Con todos estos datos ya tienes la información que necesitas para decantarte por el que más se adapte a tus necesidades y el que más competitivo sea.

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