A menudo, muchos trabajadores pasan sus horas de trabajo en otras ciudades, viajando y consiguiendo nuevos clientes, razón por la cual los programas de dietas y los gastos corporativos son muy comunes. Todo este sistema debe gestionarse mediante informes de gastos.
Las notas de gastos de la empresa son documentos que justifican los gastos de un empleado o trabajador durante su jornada laboral. La hoja de gastos es la justificación de los pagos de los empleados y, por tanto, debemos tener mucho cuidado al ejecutarlos.
¿Cómo elaborar una nota de gasto?
El proceso de elaboración de un informe de gastos corporativos tiene varias fases que podemos empezar a calcular desde la generación de gastos hasta su propia gestión. A continuación, describiremos las diferentes fases del proceso.
Es útil tener ejemplos de informes de gastos para comprender cómo funcionan. No obstante, durante su elaboración, se deben distinguir tres fases distintas:
1. La preparación es responsabilidad del empleado, quien recopila los costos incurridos por su actividad profesional en base a los tickets o facturas que ha cobrado.
2. Verificar o monitorear el documento con la ayuda de un auditor para que la empresa pueda autenticar estos gastos contra sus pautas internas.
3. Integrar la información registrada en el libro mayor para realizar el pago.
Problemas relacionados con la hoja de gastos comunes
Su elaboración es algo muy común en las empresas, siendo los empleados, en la mayoría de los casos, los encargados de cumplimentarlos. Ahora no basta con saber qué es una nota de gasto, ni basta con tener notas de gasto de muestra, porque la gestión de notas implica la aparición de algunos problemas que, afortunadamente, se pueden solucionar:
• Gran pérdida de tiempo de trabajo.
• Este trabajo no mejora la productividad ni agrega ningún valor.
• La mayoría de los trabajadores lo considera una tarea demasiado onerosa.
• El fraude es algo a controlar, aunque a veces es costoso, complicado e ineficiente.
Excel, otra limitación importante
Otro problema relacionado con el informe de gastos es Excel, uno de los formatos más comunes para ejecutarlo. Este método tradicional todavía se usa ampliamente, aunque su uso tiene una clara desventaja.
Si bien es un documento digital, el empleado tiene que hacer todo el trabajo de forma manual, registrando todos los gastos en base a los tickets físicos que también debe enviar al gerente. Así, el responsable de la revisión debe revisar las anotaciones en el documento Excel antes de proceder con la contabilidad como si lo estuviera haciendo manualmente en papel.
Otro error importante es la falta de flexibilidad. Los informes de gastos deben permitir tantos cambios como sean necesarios, y en una hoja de cálculo de Excel, esto no es tan fácil. Cada cambio debe realizarse en toda la fuerza laboral en un período prolongado. Además, puede haber diferentes versiones del formato en circulación, lo que dificulta aún más el proceso.
La imposibilidad de integrarlo con otros sistemas importantes como la contabilidad, la gestión de clientes o los proyectos lo convierte en una tarea aislada que complica todo más de lo necesario.
Los gastos relacionados con los viajes de negocios se registran normalmente mediante estos informes de gastos, que normalmente se generan con Excel. Hoy en día, cada vez hay más software especializado para la gestión de datos empresariales que genera informes de este tipo para facilitar el seguimiento de los gastos individuales por parte de las empresas y evitar el uso de informes de gastos. Este tipo de software o aplicación de gestión permite la recopilación de datos centralizada y proporciona autonomía y eficiencia al departamento financiero de la empresa.
Claves para elaborar notas de gasto efectivas
A continuación, actualizaremos sobre tres reglas básicas que debe tener en cuenta para preparar informes de gastos eficientes y sin errores:
1. Establezca una política de gastos clara
La comunicación y la información son aspectos fundamentales para que una empresa prospere. No podemos esperar que un trabajador prepare sus informes de gastos de manera óptima si no ha recibido instrucciones específicas sobre cómo hacerlo primero.
Es práctico desarrollar un manual adecuado para establecer límites, incluir conceptos apropiados y evitar la sobrecarga de datos. Para desterrar diversas interpretaciones, malentendidos e incluso fraudes, lo mejor es definir con precisión todos los gastos y dietas, ya sea por dietas, kilometraje, alojamiento, etc.
2. Evite el fraude
Muchas empresas tienen miedo porque no saben cómo lidiar con un posible fraude interno. A veces, los trabajadores inflan sus gastos y no siempre es posible saberlo. Para evitarlo, es necesario definir políticas basadas en la comunicación.
Los errores no siempre son intencionales, pero para detener el fraude consciente debe existir un software que administre el control de gastos de manera automatizada. La manipulación de papel o la entrada manual de alimentos son procesos ineficientes y propensos a errores, de ahí la necesidad de asistencia básica del programa.
3. Automatización del proceso
Para gestionar eficazmente las hojas de gastos, se recomienda el uso de un entorno automatizado para controlar los gastos, facilitando el trabajo tanto para el empleado como para la empresa.
Actualmente, existen aplicaciones móviles que solo necesitan la imagen de facturas y tickets para identificar información y detectar cualquier cosa que no sea cierta. Algunos programas incluso se encargan de incorporar datos a la contabilidad.
Este software supone una gran inversión en recursos y dinero, ya que el gasto resultante no necesita ser validado ni verificado para asegurar su veracidad.
En todos los casos, las empresas tienen sus propias reglas de actuación. Uno de ellos puede ser el número de auditores o supervisores responsables de aprobar las hojas de gastos antes del reembolso. Para que esto suceda, cada gasto debe cumplir con los siguientes requisitos:
• Estar debidamente justificado. Esto significa que se debe especificar el concepto (comida, alojamiento o viaje) o los detalles que se hayan obtenido con los clientes, así como acreditar con un documento (factura o boleto), donde se indique el concepto, fecha y monto.
• Siga la política de gastos. Es importante comprobar si cada concepto cumple con los requisitos o límites establecidos.
• Entregas dentro de un plazo específico. Las empresas generalmente tienen límites para que sus trabajadores presenten sus hojas de gastos. Si se excede el plazo, las tarifas no serán reembolsables.
• Evite las irregularidades. Es posible que el empleado no esté al tanto de la política de su empresa o que haya cometido un error por falta de conocimiento o a sabiendas. De esta forma, la empresa debe estar atenta y detectar posibles irregularidades como justificantes fuera de límites, gastos excesivos o indemnizaciones no permitidas.
Quakki te permite automatizar la gestión de tus notas de gasto.
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