¿Cómo elaborar un Plan de acogida para nuevos empleados?

Anteriormente en otro post,  hablamos de qué era un plan de acogida y destacamos la importancia, cuando decidimos incorporar a una persona en la organización tras un proceso de selección, de no descuidar la supervisión y control de esa primera etapa en la organización. Ahora veremos cómo se pude llevar a cabo el plan de acogida desde su planificación, implementación y evaluación, un proceso en el que el área de Recursos Humanos juega un papel importante.

Plan de acogida para nuevos empleados

Para comenzar con la creación del plan de acogida debemos pensar qué información necesita saber el nuevo miembro que facilite su tarea diaria y le permita contribuir con su trabajo a la organización. Por ello lo primero que hay que plantearse es qué transmitir y cómo hacerlo. La comunicación, clave.

• Es la ocasión para presentar los valores de la organización, explicar su misión, mostrar el organigrama, dar a conocer la historia y cualquier otro detalle que consideremos relevante para conocerla.
• Es importante transmitir los valores, por ello puede ser interesante hablar del equipo, hablar de sus características, los gustos y la forma de funcionar.
• Es interesante dar a conocer las perspectivas de futuro, hablando de las posibilidades dentro de la entidad, dar a conocer los proyectos en los que se está trabajando y contribuir a generar las expectativas de cara a su futuro laboral.
• Es el momento para hablar sobre qué se espera de su incorporación a la entidad, de explicarle como se diseñó su puesto y qué requisitos debe cumplir para alcanzar los objetivos marcados por la empresa.
• Otra de las cosas fundamentales en el momento de elaborar un plan de acogida es diseñar un protocolo de actuación según el puesto que va a ocupar el nuevo integrante dentro de la organización. Se diseñará en función de la complejidad de las responsabilidades que atañe su puesto.
• Además es importante trabajar estrategias de cómo, qué y cuándo será la presentación de nuevos trabajadores y la información que se les transmitirá a los equipos de acogida.

El segundo paso a tener en cuenta en la elaboración de un plan de acogida es saber quién se ocupará de la realización y el seguimiento del proyecto.

• Se nombrará a un tutor para acoger a la persona que se incorpora a la organización. Se encargará de llevar a cabo el plan de acogida diseñado mientras dure su incorporación. Con esta figura garantizamos la ayuda al nuevo miembro facilitando la incorporación. Esta misión suele recaer en trabajadores con antigüedad que se encuentran en posiciones iguales o superiores.
• Es interesante y necesaria la participación de otros miembros de la organización para llevar a cabo con mejores resultados el proceso de socialización.

En tercer lugar debemos de establecer cuándo se llevará a cabo, ya que se puede aplicar a nuevas incorporaciones que han sido movilizadas por la empresa dentro de la misma sede a otros departamentos o desplazadas a otras ciudades. Por último debemos establecer el tiempo que durará el plan de acogida. Se establecerá el tiempo en función del nivel de complejidad o responsabilidad de los puestos y también se tendrá en cuenta el nivel de seguimiento.

Fases de implementación del Plan de acogida

El plan de acogida comienza en el momento que se inicia el proceso de selección. Es entonces  cuando el candidato y el empleador exponen sus expectativas y comunican sus creencias y valores. A pesar de que el plan comience con el proceso de selección como hemos comentado, teóricamente el plan de acogida consta de tres fases: bienvenida, incorporación y seguimiento.

Bienvenida

Se ofrece una visión general de cómo funciona cada una de las áreas y de los objetivos globales de la empresa.

Incorporación

En esta fase comenzamos a concretar la información que se volcó durante la bienvenida. Se definen los objetivos de su puesto, los del departamento y los métodos empleados para conseguir el logro.

Seguimiento

Se realizará una valoración de cómo está siendo su desempeño en su puesto de trabajo. Se tienen en cuenta sus puntos fuertes y se proporciona tips para mejorar los puntos a trabajar cara al siguiente seguimiento.

Plan de acogida: evaluación

El último paso para realizar un plan de acogida es llevar a cabo una evaluación, de esta forma podremos obtener la opinión y valoración de las personas que han participado del plan de acogida diseñado. Gracias al feedback que recibiremos podremos hacer los ajustes necesarios para introducir la información faltante o mejoras que fueran necesarias. Los métodos más utilizados para recabar esta información suele ser a través de encuestas de opinión y entrevista personalizadas.

 Soportes del Plan de acogida

Los principales soportes utilizados para utilizar en el desarrollo del plan de acogida son el manual de bienvenida y la ficha de presentación. En los soportes utilizados para diseñar el plan, es de gran importancia que la información que se incluya sea práctica, actualizada y que contenga cifras, de esta forma se transmite una imagen cuidada y se dota al proyecto de una firme credibilidad.

El manual de bienvenida

Este manual suele contener información relevante para el nuevo miembro: la presentación de la organización, el organigrama, formación sobre las actividades productivas y los productos fabricados, la política de empresa, el reglamento de régimen interno, la política social y el plan de empresa.

La ficha de presentación

Esta herramienta es muy utilizada dentro de las organizaciones porque de una forma sencilla se puede dar a conocer al nuevo miembro en toda la empresa. Habitualmente la información que se suele transmitir es la foto con su nombre, el puesto que ocupa dentro de la entidad y se da a conocer sus experiencias previas. Como podemos ver, contar con un buen plan de acogida  y desarrollarlo en la organización, ayuda a evitar posibles temores y dudas. Esto ayudará a su incorporación e integración como parte de la entidad y a su fidelización a la empresa.