¿Qué es una nota de gasto?

Diseño y recomendaciones sobre las notas de gastos

La nota de gasto

Probablemente en este articulo abordemos una de las herramientas mas utilizadas de manera interna por los integrantes de una empresa, pero no siempre se conoce lo suficiente, se ejecuta de manera correcta, se valora la importancia de “la nota de gastos” o la corrección de ésta dentro de una empresa.

La nota de gastos es el documento más importante de cara a la justificación de dietas de los empleados. En la mayoría de las empresas se destinan al abono principalmente de viajes y los gastos derivados de éstos, pero también son utilizadas para el abono y justificación de otros conceptos. Muchas veces, las empresas no pagan por adelantado estos gastos y el llevar un análisis y gestión detallados permitirá el reembolso del dinero correspondiente. Por este motivo, es una pieza absolutamente clave en los procesos de gestión de gastos, siendo fundamental su óptima elaboración y validación para conseguir ahorrar y optimizar costes.

Las notas de gasto son documentos en formato papel o digital. Esta última es la tendencia que se está imponiendo actualmente dada la agilidad y el ahorro de coste que supone. Se utiliza para que los trabajadores de una empresa notifiquen y soliciten el reembolso de gastos que han realizado en el ejercicio de su actividad profesional.

Lo mas común dentro de las estructuras empresariales es que sean gestionadas por el departamento de Administración. Éste suele definir el formato, metodología, reglas e información necesaria para poder justificar y gestionar adecuadamente los gastos en concepto de dietas.

Como ocurre con muchos otros procesos, la forma de realizar una nota de gastos puede variar sustancialmente de una empresa a otra. Pero igualmente hay una serie de conceptos, requisitos y aspectos que son compartidos en la inmensa mayoría de los casos.

Su importancia reside en la necesidad de establecer un estándar para validar los gastos que luego serán reembolsados. Un buen sistema de hojas de gastos impide prácticas como el fraude, la suplantación y el plagio, entre otros. Cuanto más detallada sea una nota de gastos, más sencilla será la labor de la empresa a la hora de incluirla en los balances contables. Más allá de si se emplea en formato físico o digital, los campos básicos que suelen tener las hojas de gastos son los que citaremos a continuación junto con algunas recomendaciones que no deben pasarse por alto a la hora del desarrollo de una correcta hoja de gastos.

Diseño de la nota de gastos

Las empresas definen los campos necesarios para la justificación de un gasto dentro de un informe. Los campos básicos y que podrían considerarse estándar son los siguientes:

  • Nombre del proveedor.
  • Concepto del gasto.
  • Importe.
  • Fecha.

La mayoría de empresas establecen, además, una serie de campos adicionales con el objeto de obtener una mayor información y mejorar la gestión, como pueden ser la asignación de categorías o centros de costes vinculados a cada gasto.

Notas de gasto: recomendaciones

A la hora de elaborar y revisar una nota de gastos es importante tener en cuenta estas tres recomendaciones:

  • Definir una política de gastos. Para evitar conflictos o falta de coincidencia en torno a los datos incluidos en la hoja de gastos, la empresa debe informar a sus trabajadores de la forma correcta de presentación y la información que deben incluir en ellas para que puedan ser validadas.
  • Prevenir el fraude. Estos y otros aspectos deben estar dentro de una política más amplia de prevención del fraude. Algunas empresas publican manuales de buenas prácticas para sus trabajadores. Otras lo contemplan directamente en el apartado ético de su plan organizacional. Sea como fuere, lo cierto es que tiene que ser conocido por todos los niveles de la compañía
  • Automatización de datos: Una medida que contribuye a la prevención de prácticas fraudulentas y ayuda a promover la transparencia como valor corporativo es la automatización de los datos contables. En muchos casos, el papel se ha mostrado ineficaz para frenar acciones de duplicidad o plagio. Con la automatización basta con hacer una foto a facturas, tickets y otros documentos.

Se hace muy importante la elaboración de una óptima nota de gastos

  1. Equilibrar relaciones entre la empresa y sus colaboradores (trabajadores): cuando se consigue esta armonía se evitan al máximo los fraudes en las notas  y la desinformación. Muchas veces se pueden dar fraudes sin intención, solo por desconocimiento. Es importante mentalizar a todos los empleados que un buen desarrollo de la hoja de gastos puede presentar un beneficio para la empresa, y que todos ellos reciban una formación adecuada al respecto.
  2. Redacción de la nota de gastos: debe ser realizada por el empleado mediante la recopilación de todos sus gastos. Éstos deben ser justificados de forma oportuna.
  3. Control de la nota de gastos-auditoría: después de haber formado a los empleados sobre cómo hacer su hoja de gastos y cómo llenarla, éstos se encargan de hacerla y presentarla con sus debidos soportes, como por ejemplo facturas. Es importante tener una persona que se encargue de valorar que todo el contenido que está en la hoja sea correcto y que se ajuste a las políticas ya establecidas por la empresa. Es una tarea que generalmente se realiza al cierre del mes. Esta auditoría tiene dos fases: la primera es revisar que todos los documentos concuerden con lo escrito en la hoja de gastos y verificar que no haya errores. La segunda fase consiste en que el auditor compruebe y analice que la nota de gastos sí está hecha con las políticas establecidas. Estas dos fases se pueden ir realizando de forma simultánea.
  4. Departamento de contabilidad: el auditor se puede encargar de pasar los datos verificados y aprobados a contabilidad para que ya sean incorporados al sistema financiero y contable de la empresa. Esta área se encargará de hacer los respectivos reembolsos en caso de ser necesarios.
  5. Conciliación Bancaria: Si los gastos se pagan con tarjetas de empresa se puede realizar la conciliación bancaria con el fichero recibido de su entidad bancaria, garantizando que todos los gastos se controlan y se auditan.
  6. Reporting: después del proceso en una hoja de gastos es importante analizar la información y todos los datos para tomar mejores decisiones, hacer mejoras, optimizar costos. Para lograr un correcto reporting es necesario clasificar la información de forma correcta.

Además, cabe recordar que, si la Agencia Tributaria decidiera realizar un control y solicitar el registro de gastos de la empresa, por los motivos que fuera, las hojas de gastos son la forma legal de demostrar la procedencia de los gastos incurridos. Los empleados autónomos también pueden valerse de este documento legal para presentarlo ante quien lo requiera, por ejemplo, en caso de ser contratados por otra empresa.

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