Deja de utilizar tareas repetitivas y utiliza workflow

El workflow dentro del contexto de los sistemas TI

La transformación digital también ha traído cambios importantes en la forma en que las empresas manejan las tareas más comunes. Los empleados ahora pueden elegir un trabajo más creativo y orientado a los negocios, mientras dejan tareas más repetitivas en un software diseñado específicamente para automatizar los flujos de trabajo. En el mundo empresarial, esto se denomina «flujo de trabajo» y es una de las ventajas competitivas que tienen los gerentes para maximizar la productividad de sus empleados. Lo que en castellano viene a denominarse flujo de trabajo es un concepto muy extendido dentro de los procesos de negocios. El workflow es la automatización de las tareas de una empresa, de tal manera que todo queda incluido dentro de un orden y jerarquía preestablecidos. Vamos a conocer un poco más acerca de esta gestión automatizada de los procesos de negocio. Una de las muchas ventajas que aporta la Transformación Digital en las empresas es precisamente el hecho de poder automatizar procesos que hace unos años eran exclusivamente manuales. Uno de los más conocidos es el concepto paper on glass, en el que se aboga por digitalizar el papel al 100%. Pero los programas TIC que permiten automatizar eventos se han convertido en una excelente herramienta para los departamentos de las compañías, independientemente de cuál sea su función. Este tipo de programas ofrecen dos enfoques diferenciados que permiten transformar la oficina digital:

• Un primer enfoque orientado a la mejora de la experiencia del usuario: la automatización de eventos (por ejemplo, el pago de facturas, el envío de correos automáticos según la acción del usuario) es una de las muchas opciones que ofrecen este tipo de software. Para la oficina digital, mejorar la UX de los usuarios, digitalizar el contacto que tengan con ellos y también ser capaces de predecir ciertos comportamientos gracias al Big Data será el futuro.
• Un segundo enfoque dirigido a potenciar la excelencia operativa: hasta ahora, existían ciertas tareas rutinarias que exigían de forma obligatoria la intervención humana. Como, por ejemplo, el control financiero o el estado del almacén. En la actualidad, con la existencia de software especializado en la oficina digital, este tipo de problemas han dado lugar a una reducción significativa del volumen de trabajo en las oficinas.

Básicamente, este tipo de tecnologías pueden facilitar la transición de una oficina tradicional a una oficina digital, y sus principales ventajas son que pueden aumentar la productividad, aumentar la eficiencia de los empleados y reducir costos. Aunque más precisamente, las múltiples ventajas de la automatización en oficinas digitales son las siguientes: Evite las tareas repetitivas y el intercambio de información, que harán perder el tiempo y la energía de todos los empleados de la empresa. Minimizar posibles errores, ya que con el uso de este tipo de software se evitan errores humanos que pueden ocasionar pérdidas económicas. Dado que casi todo el tiempo se puede dedicar a tareas creativas, puede mejorar la eficiencia del trabajo de los empleados. El sistema de trabajo incluye vincular a los empleados de la empresa con todos los procesos comerciales relacionados con ella. Todo esto se realiza en un entorno tecnológico relacionado con las tecnologías de la información. Hoy, en las empresas modernas, la organización y la tecnología son la clave de este flujo de trabajo básico. Gracias al flujo de trabajo, los procesos están informatizados, automatizados, simplificados y organizados, y todas las unidades de negocio pueden acceder a ellos con mayor facilidad. En el sistema de flujo de trabajo, todos los trabajadores deben cumplir con una serie de normas y reglas. La secuencia y ejecución de cada tarea está preestablecida. Romper el sistema de trabajo significa cambiar el proceso operativo de la propia empresa. Puede que sea realmente complicado.

Tipos de workflow

 Dentro de los sistemas de flujo de trabajo se puede establecer una categorización que nos dejaría tres tipos de workflow:

• Workflow Ad Hoc: aquí las reglas y normas del sistema pueden ser creadas y modificadas durante el proceso de trabajo.
• Workflow de producción: en este caso, la dirección del flujo de trabajo es más o menos fija y corresponde a acciones dentro de la empresa preestablecidas y conocidas por todos.
• Workflow administrativo: este es un flujo de trabajo que se encuentra en medio del workflow ad hoc y el de producción. ¿Por qué? Esto es debido a que engloba actividades sin estructura definida, previsibles, repetitivas y basadas en reglas de ejecución bastante sencillas.

Objetivos del workflow

Esta automatización informática y esta organización han sido desarrolladas en base al cumplimiento de una serie de objetivos, tales como:

• Mejorar las comunicaciones dentro de la empresa haciéndolas más sencillas, más ágiles y mucho más seguras.
• La creación corporativa de trabajos se ve considerablemente optimizada.
• Realizar una división del trabajo más clara y comprensible por parte de todos los departamentos de la empresa. Así se consigue la realización de tareas mucho más efectivas.
• Ahorrar tiempo y mejorar la productividad del negocio.
• Mejorar la atención y servicio al cliente.
• Integrar la totalidad de los procesos empresariales.
• Optimizar la circulación de la información.
• Mejorar el proceso interno de toma de decisiones.
• Lograr un sentimiento de pertenencia al grupo. Los empleados de una empresa se sienten gracias al workflow mucho más reconocidos y valorados.

 BPM vs WORKFLOW

El desarrollo de nuevas tecnologías informáticas ha traído consigo la creación de software empresariales que permiten la realización de un flujo de trabajo automatizado. A día de hoy, se pueden encontrar numerosas herramientas de gran utilidad para la aplicación de un workflow efectivo. Sin embargo ¿es lo mismo un BPM que un workflow? Aunque puedan ser confundidos por sus numerosas similitudes, no podemos decir que un BPM sea lo mismo que un sistema de trabajo workflow. El punto clave de su diferencia radica en la utilización de las tecnologías de la información para la consecución de los objetivos empresariales. El BPM se puede explicar como una nueva clase de software empresarial que permite a las empresas moldear, implementar y aplicar conjuntos de actividades interrelacionadas, ya sea dentro de un departamento o permeando la entidad en su conjunto, con extensiones para incluir a los clientes, proveedores y otros agentes como participantes en las tareas de los procesos. Ambos procesos son muy similares, pero su uso puede ser realmente bastante distinto. Por lo general, el BPM tiene un grado de actuación mucho más amplio que el workflow y permite, además mucha más flexibilidad en la ejecución de los procesos de negocio. Para que una empresa innovadora y actualizada pueda trabajar con éxito es necesario que establezca un sistema de flujo de trabajo. Este workflow le permitirá mejorar la producción corrigiendo los errores desde dentro y antes de que se produzcan, gracias a una mejor comunicación tanto externa como interna.