Beneficios de la digitalización de las notas de gasto para tu empresa

La digitalización de las notas de gasto de la empresa

Una de las ventajas que aporta la tecnología en el mundo empresarial es la posibilidad de automatizar procesos y controlar mejor las diferentes etapas en la estrategia de la empresa. Por ejemplo, las llamadas notas de gasto digitales aportan muchas ventajas, más allá del ahorro en costes. Se pueden automatizar y crear así una solución cloud en la que el tiempo y los recursos invertidos sean mínimos, pero con beneficios para la gestión de la empresa.

Las nuevas tecnologías no paran de lanzar nuevos productos al mercado para mejorar la eficacia y productividad de las empresas. Una de estas herramientas son las notas de gastos digitalizadas que, a diferencia de las convencionales, proporcionan beneficios tanto para empleados como para el equipo directivo.

Es bastante habitual que un empleado suela ir guardando las facturas y tickets de viajes, transporte, comidas o visitas a cliente, gastos generados por su actividad laboral en los que va incurriendo a lo largo de la semana. En muchas ocasiones, ordenar, justificar y solicitar aprobación de dichos gastos supone emplear un tiempo extra considerable.

La solución de notas de gasto digitalizadas

Con la solución de notas de gastos digitalizadas el proceso se convierte en algo mucho más sencillo para ambas partes. A través de un solo clic los empleados consiguen optimizar costes y tiempo.

Así mismo, por medio de esta solución, los departamentos de administración y finanzas podrán obtener un control absoluto de los gastos, automatizar los procesos de ahorro de tiempo y costes, tener unos asientos contables automatizados, además de mantener un control unificado de los gastos de las diferentes áreas y centros de coste.

Hablamos de notas de gastos digitalizadas, una solución que proporciona un control exhaustivo de las políticas de gasto, ahorro de tiempo en todos los procesos y mejora la satisfacción de los empleados.

Resulta curioso que en pleno 2021 todavía haya empresas que recurran al papel para muchas de sus operaciones diarias, una de ellas son las notas de gastos. Este proceso de liquidación de gastos sigue, en algunos casos, métodos rudimentarios de gestión, apostando por soportes físicos en lugar de digitales. ¿Quieres implementar un nuevo sistema para este proceso? Deberías. Existen algunos riesgos en el tratamiento de los gastos en papel (además del coste de su almacenaje, se puede perder, caer en manos de terceros que no deberían tener acceso a dicha información, el acceso a la recopilación de la información es más complicado, etc.), por lo que cada vez más empresas, afortunadamente, buscan una solución para digitalizar sus gastos.

Además de estos riesgos comentados, las ventajas en la automatización y digitalización de las notas de gasto no solo afecta a la empresa, también al usuario. Por ejemplo, imaginemos un caso muy común, un trabajador sale de viaje con motivo de una conferencia e incurre en una serie de gastos, como comidas, taxi en destino y alojamiento. Con un tratamiento de gastos en papel este trabajador tendría que esperar a regresar a su empresa para darle los tickets físicamente al responsable asignado y esperar hasta que el pago de estos gastos se haga efectivo. Este es sin duda un proceso incómodo y relativamente largo.

Si se utilizaran notas de gasto digital sería tan sencillo como que el empleado, en el momento de bajar del taxi, enviara una foto de su ticket. Esta la recibiría directamente el responsable de aprobar dichos gastos, teniendo un mayor control sobre ellos, comprobando en tiempo real posibles incidencias (por ejemplo, tickets duplicados) y gestionando las cuentas de la empresa para repercutirlo como gasto de una forma más rápida. El usuario no tendría que conservar el ticket hasta el final del viaje y la empresa no tendría que almacenarlo después, ya que lo tendría todo digitalizado de una forma legal.

Para el departamento de administración y finanzas de la empresa las ventajas de tener toda la información sobre ingresos y gastos digitalizada es enorme. La gestión es mucho más ágil, el acceso a la información es inmediato, se puede integrar con el ERP de la empresa y conciliar automáticamente estos gastos con las tarjetas corporativas, además de crear asientos contables automatizados.

¿Qué ventajas proporciona esta digitalización de las notas de gasto?

Las ventajas que proporciona este tipo de notas de gasto son: primero, reducir el volumen administrativo de los cargos intermedios, que también pueden aprobar el gasto con solo un clic. Segundo, agilizan los desplazamientos y viajes de los empleados, incluso de forma anticipada, lo que elimina la probabilidad de incurrir en un posible fraude.

Con esta herramienta el usuario se libera de guardar un montón de facturas de papel, tenerlas que ordenar, dar cuenta del gasto, etc. Como hemos dicho, el ticket es digitalizado mediante una foto, destruyendo el papel y se puede acceder a la información de forma inmediata en cualquier momento y lugar.

Para el responsable de la empresa que debe aprobar todos los gastos de los empleados y comprobar los justificantes esta herramienta también le ahorrará tiempo y le proporcionará eficacia administrativa y de organización.

La solución de las notas de gastos facilita al aprobador de la empresa acceso a la información de forma inmediata, mayor control de los gastos del área, identificación de duplicados e incidencias del gasto y lo que es más importante: podrá aprobar de manera simple y ágil desde el móvil o desde la web.

Otra ventaja útil: recibirá alertas visuales de forma inmediata tanto en su móvil como en la web que le darán una información en tiempo real de las incidencias.

Un proceso sencillo

El proceso de la nota de gastos es muy sencillo: la plataforma registra la preparación de un viaje, visita a cliente o cualquier otra actividad profesional que esté cubierta por la empresa.

La herramienta proporciona una gestión de ese gasto (por ejemplo, un viaje) desde el primer momento, teniendo el control de todos los elementos del mismo: gastos, gestión financiera, recuperación del IVA o business inteligente. Los datos son vistos por las personas autorizadas, que suelen ser el responsable de la empresa encargado de este área o departamento y el empleado.

En definitiva, una solución eficaz que ayuda a las organizaciones a poner el conocimiento para impulsar su transformación y esa solución tiene un nombre, Quakki.