Plan de acogida y gestión de recursos humanos

En todas las empresas se dedican decenas o cientos de horas y, por tanto, de recursos humanos y económicos a la búsqueda y atracción de talento. Se dan muchas vueltas a cómo deben ser los procesos de selección, a los perfiles de los candidatos, a las características del puesto, en definitiva, se vela por un proceso con el fin de encontrar a la persona “correcta” para cubrir esa vacante surgida en la empresa. En ocasiones todos estos recursos se ven desperdiciados por no tener bien definido y trabajado el siguiente paso tras la selección de una persona y su incorporación, “la acogida”. En este artículo vamos a tratar de desgranar lo que debe ser un correcto plan de acogida a una estructura empresarial, que debe ser la culminación para que el proceso de selección de un individuo culmine con éxito. Ciertos estudios han demostrado la gran influencia que puede tener el discurso para presentar la organización en la incorporación de la persona a su nuevo puesto de trabajo. En uno de los estudios, a un grupo de personas que comenzaban su nueva andadura profesional se le presentó la entidad priorizando en las barreras y los problemas que deberían afrontar diariamente en su actividad si querían continuar en el puesto. Sin embargo, otro grupo, en su primer día de trabajo, fue recibido con una charla motivadora desde una visión positiva para comenzar y aceptar nuevos retos. En este segundo grupo se observaba que, tras meses de comenzar en la empresa, las zonas prefrontales seguían más activas que en el otro grupo. Tras un proceso de selección la persona elegida que se incorporará a la organización es porque a priori tiene los conocimientos y aptitudes para desarrollar el puesto y competencias que consideramos que darán un valor añadido a la empresa. Después de invertir tiempo y recursos en el proceso de selección es fundamental no descuidar la incorporación de los nuevos colaboradores. En su primera etapa tras la incorporación a su nuevo puesto es cuando una persona se encuentra más flexible y receptiva a todo lo que se le presente. Su percepción en esta primera etapa marcará su desarrollo en el futuro como corroboran algunos estudios. De esto son perfectamente conocedores los equipos de recursos humanos. Por todo ello, es imprescindible que en las organizaciones se lleve a cabo un plan de acogida para así poder acompañar en los posibles temores o dudas y hablar de las expectativas. Esto ayudará a su incorporación e integración como parte de la entidad y evitar en un futuro su salida de la empresa. La implicación de los equipos de gestión de los recursos humanos es fundamental.

¿QUÉ ES UN PLAN DE ACOGIDA?

Un plan de acogida es una herramienta que facilita la incorporación. Esta herramienta incluye toda la información relevante de la organización y del puesto de trabajo a cubrir por la nueva incorporación, además de dar seguimiento en su desarrollo social y profesional dentro de la misma. Gran cantidad de empresas creen tener un plan de acogida cuando realmente tienen manuales de bienvenida donde simplemente se plasman los procedimientos a seguir para hacer diversas tareas, el organigrama de la empresa y sus normas. Gracias al diseño de un plan de acogida podemos asegurarnos que la nueva incorporación esté entendiendo:

• En qué consiste el negocio.
• Que objetivos tiene marcados dentro de la entidad.
• Qué se espera de él.

En un gran número de ocasiones, cuando el plan de acogida no se ha llevado a cabo se pueden perder profesionales, pensando que ha sido por una mala selección de personal. Cuando ocurre esto el principal motivo de la salida de la organización suele ser por falta de feedback y desconocimiento de las expectativas.

EL PLAN DE ACOGIDA: OBJETIVOS QUE PLANTEA

Los principales objetivos que persigue la implementación de un plan de acogida para una nueva incorporación en la organización son ayudar, planificar y crear compromiso. El plan busca ayudar en el proceso de integración para que sus nuevos miembros se adapten con mayor facilidad a su nuevo puesto de trabajo y a la nueva empresa. Tener un buen plan de acogida ayuda a reducir el tiempo necesario para llegar al grado de autonomía adecuado. De esta forma, al ahorrar tiempo, su aportación a la empresa será más rápida que si no hubiera un plan establecido y esto nos ayudará a reducir costes. Cuando un nuevo miembro se incorpora a la organización surgen miedos por ambos lados, tanto por el empleado como el empleador. Contar con un plan de acogida nos permite reducir los miedos en el proceso de mutuo conocimiento.

DISEÑO DEL PLAN DE ACOGIDA

El diseño de un plan de acogida nos ayuda a ofrecer soportes como “el manual de bienvenida” para que pueda conocer y compartir los valores y objetivos de la organización. Diseñando un plan tenemos la posibilidad de estructurar y planificar la incorporación del personal, de esta forma conseguimos no dejar información relevante sin transmitir y medimos los tiempos para el desarrollo de las diferentes tareas planificadas. Al poder planificar las tareas a desarrollar y reducir los miedos de la incorporación conseguimos crear compromisos (engagement) desde el inicio de la relación profesional, ya que la persona se siente parte de la organización y se le transmite qué se espera de ella. Realizar un plan de acogida nos ayuda a incrementar la conciencia organizacional, debido que cada persona conoce su aportación a la empresa. Esto nos permite saber en todo momento su rol dentro de la entidad y saber qué se espera. De esta forma aumentamos la motivación y el sentimiento de pertenencia. Cumpliendo los objetivos de un plan de acogida conseguimos que la persona elegida en un proceso de selección esté plenamente adaptada a la organización, de esta forma es cuando podemos dar finalizado el proceso de selección. También tenemos que destacar la importancia de aplicar un plan de acogida para trabajar el employer branding que ayudará a diferenciarse de la competencia ya que se inculcaran y darán a conocer los valores corporativos. A su vez el trabajador tendrá un sentimiento de pertenencia que ayudará a generar engagent con la entidad, con ello evitaremos la salida de los potenciales trabajadores. Queda de manifiesto la importancia y la necesidad de que en una organización empresarial se disponga de un buen plan de acogida y todos los beneficios alrededor de la puesta en marcha del mismo.