Claves para un plan de comunicación interna

Plan de comunicación interna corporativa 

Un buen plan de comunicación interna es una de las bases en las que se asienta una buena organización empresarial, engrasada y preparada para responder a cualquier desafío. En ocasiones muchas empresas no disponen de él o no le dan la importancia que merece, pero una correcta comunicación corporativa permite a los miembros de una organización trabajar perfectamente alineados hacia un mismo fin, al mismo tiempo que permite mejorar el engagement de los empleados, que se refuerce la cultura de empresa y que los equipos estén correctamente informados y tengan la posibilidad de recibir feedback sobre su desempeño profesional. Los equipos de comunicación y de recursos humanos deben establecer un tándem en el diseño e implementación del plan. Desarrollar un plan de comunicación interna es una tarea que se puede antojar fácil en un principio, pero hay que tener en cuenta muchas variables, por ejemplo, debe ser efectivo, pero también flexible y fácilmente adaptable; en la elaboración de un plan de comunicación interna se debe implicar a todas las capas de una compañía de cara a crear estrategias de comunicación efectivas que animen a todos los miembros a alcanzar un objetivo común. El plan de comunicación interna de una organización puede estar diseñado por diferentes estilos y modelos de intervención. En este post se ha optado por exponer las claves de un modelo empírico basado en la praxis profesional.

Fases del Plan de Comunicación interna

Para desarrollar este modelo planteado la comunicación interna está diseñada por 3 fases: 1. La investigación

• Análisis del entorno y composición del equipo humano

Los primeros pasos a seguir para elaborar el plan consisten en realizar un análisis del entorno y composición del equipo humano: para el análisis del entorno, en primer lugar, se estudiarán dos áreas que son el macroentorno y el microentorno. Además, se realizará un análisis DAFO, con él se sabrá en qué posición estamos frente a la competencia y nos dará a conocer nuestra situación actual dentro de la organización. Es fundamental conocer la composición del equipo humano, esto nos ayudará a identificar y clasificar los públicos internos, para ello utilizaremos diferentes parámetros y transversalidad (sexo, edad, profesión, etc.) Este análisis va a ser fundamental para la fase de planificación porque marcará las líneas a seguir y permitirá seleccionar entre todos los públicos internos a aquellos que vamos a tipificar como el público-objetivo del plan de comunicación.

• Los objetivos del plan de comunicación interna

La fijación de esos objetivos de partida consiste en definir metas que se desean alcanzar por necesidades percibidas por la dirección, por ello proponen desarrollar un plan de comunicación interna con el cual poder abordar dichas necesidades, que habitualmente responden a motivaciones en ocasiones no conscientes que tras un proceso de reflexión la dirección debe asumir y hacer explícitas. Para ello los objetivos deben seguir la regla SMART, esto quiere decir que deben ser específicos, medibles, alcanzables, realistas y oportunos. Los objetivos también se adaptarán al tipo de público objetivo que vaya dirigido.   2. La planificación

• Definición del público objetivo

Tras realizar el análisis para conocer la composición del equipo humano sus resultados nos proporcionarán una visión del mismo, teniendo una extensa clasificación de diferentes públicos. Pero no todos ellos serán públicos objetivos ya que habrá que tener varios factores presentes como los objetivos a alcanzar y el presupuesto. La tipificación de los públicos a través del análisis realizado es el aspecto dominante y distintivo de un plan de comunicación, a partir del cual comienza su elaboración.

• Elección del mensaje a transmitir

Como ya hemos visto en el apartado de investigación, haciendo el análisis del entorno de la organización hemos conocido el posicionamiento actual de la entidad y su posición frente al futuro. La elección del mensaje a transmitir se debe realizar teniendo en cuenta el análisis, se deben estudiar los elementos obtenidos y escoger aquellos que desde el punto de vista de la comunicación y visión interna se deseen trabajar. La elección del mensaje a transmitir debe contener mensajes clave que sean claros, concisos y directos. Por ello los mensajes de este tipo suelen utilizar las ideas fuerza, extraídas del análisis realizado, que se suelen preestablecer como guías de las actuaciones y están establecidas en función de los públicos tipificados.

• Agente/s

El plan de comunicación interna tiene que prever un sistema organizativo donde refleje quién es o quiénes son los encargados de desarrollar las actividades planificadas. Cada modelo será diseñado en función de las necesidades y características de la organización.

• Acciones

En los puntos anteriores hemos expuesto la toma de decisiones para confeccionar el plan de comunicación interna. El objetivo de esas decisiones es que la actividad comunicadora esté programada y que se desarrolle de forma planificada. En este apartado comenzamos la parte más operativa y dinámica, desde este punto de vista el más importante del plan de comunicación interna. Se trata de elegir y realizar las actividades concretas a las que se ha llegado tras un proceso de planificación sin el cual cualquier acción queda descontextualizada y sin verdadera justificación.   3. La programación

• Presupuesto

Las actividades de comunicación contenidas en el plan no son diferentes a cualquier otra actividad que se realicen dentro de la organización, por lo que comporta unos costes. El plan de comunicación interna debe incluir el presupuesto de las actividades a desarrollar y en él hay que tener presentes los gastos tanto humanos como materiales. Además, se deben tener en cuenta los costes indirectos y posibles imputaciones que haya que realizar a diferentes estructuras de la propia empresa. En caso de que el presupuesto se exceda de lo previsto, habría que realizar un minucioso análisis de prioridades para ajustar el presupuesto de la actividad o bien reelaborar el plan, haciendo las modificaciones necesarias para que la actividad se reduzca.

• Timing

Tras haber definido las actividades que se realizarán para trabajar la comunicación interna debemos programarlas en el tiempo y establecer la duración de cada una de ellas. Durante la programación de las actividades debemos tener en cuenta que hay que dejar el suficiente tiempo para poder realizar acciones no previstas por acontecimientos imprevisibles. De esta forma conseguiremos cumplir con el plan establecido y adaptarnos a las circunstancias.

• La evaluación

Las acciones de comunicación realizadas deben ser evaluadas, de esta forma la evaluación garantiza la calidad de la intervención. En la evaluación no solo debemos tener en cuenta el desarrollo de la actividad, sino también los procedimientos utilizados, las técnicas seleccionadas, la calidad de las realizaciones y productos y, por último, si los resultados de la comunicación son acordes con los objetivos marcados. Para asegurar que nuestro plan de comunicación funciona es necesario someterlo a continua evaluación, debemos dejar pasar el suficiente tiempo, y esta evaluación estará determinada por sus objetivos específicos. No debemos agobiarnos con los plazos, si en dos semanas disponemos de inputs suficientes para proceder a evaluarlo lo haremos, si necesitamos varios meses para ver y analizar claramente el funcionamiento, lo realizaremos transcurridos unos meses. En este momento de análisis se debe tener en cuenta si se alcanzaron los objetivos específicos, o incluso si se vieron superados o ampliados por la puesta en marcha del plan. Es momento también de recibir feedback de empleados y saber si por ejemplo fue fácil de implementar o asimilar o si han tenido problemas. Diseñar un plan de comunicación interna es esencial para que los empleados conozcan su papel dentro de la organización y puedan de este modo colaborar activamente en la consecución de objetivos. Puede que sea necesario el método ensayo y error hasta dar con las estrategias más adecuadas, pero finalmente llegarán y los resultados aflorarán por sí solos.