Productividad empresarial, política de dato único y automatización de procesos en recursos humanos

Automatización de procesos y optimización en la gestión de recursos humanos

Uno de los grandes retos a los que se enfrenta toda organización es reducir al máximo los tiempos invertidos en realizar tareas repetidas relacionadas con la gestión de recursos humanos. Esto ocurre en cantidad de procesos diarios y casi en la totalidad de los equipos, independientemente de su función.

A todos nos sonará aquello de “escribir” las notas de gasto, semanales o mensuales, para que posteriormente una segunda persona invierta su tiempo en reescribir la misma nota, en esta ocasión en un sistema de gestión. Hay cientos de casos, otro muy recurrente tiene que ver con las vacaciones, cuya petición normalmente alguien “traduce” de un email a un cuadro de hoja de cálculo o similar.

Uno de los casos más recurrentes, repetido de forma constante, ocurre en el momento de la contratación. La empresa solicita información al nuevo empleado para su contratación, normalmente a través de correo electrónico. Como resultado, el departamento de recursos humanos recibe todo lo requerido por email, siendo alguien de la empresa quien procesa manualmente esa información en los diferentes sistemas de la organización, herramienta de nómina, comunicación…etc.

Se trata sólo de algunos casos que constituyen claros ejemplos de lo que sufren diariamente todo tipo de organizaciones en la gestión de recursos humanos por no practicar una política de dato único. Cuando esto sucede se produce lo siguiente:

• Duplicidad en sus datos. Mismo dato repetido en infinidad de ubicaciones.
• Discrepancia entre los datos. Al generar duplicidad el siguiente problema que se genera es la incertidumbre de no saber cuál es el dato correcto y qué versión es la definitiva.
• Diferentes ubicaciones. Podemos tener archivos ubicados en diferentes rutas que generan desconfianza ya que las referencias de fecha y hora no implican exactamente que sea el archivo correcto.
• Afecta directamente a la productividad de las empresas.
• Se eleva el coste de los procesos como consecuencia del aumento de horas empleadas para recabar la información.

Gestión de recursos humanos y política de dato único

Es recomendable que una organización trabaje con una sola base de datos que permita la integración de toda la información que se genera y que comparte con todos sus departamentos y en todos los formatos, es decir, datos recogidos mediante textos, hojas de cálculo, diagramas, imágenes, etc.

Son muchas las ventajas y beneficios que obtienen las empresas al ejercer este tipo de políticas de dato único:

– Accesibilidad y conectividad. Se mantienen conectados todos los departamentos a una única base de datos que se encuentra en constante evolución, renovación, ampliación y enriquecimiento de la misma.

– Actualización en tiempo real. En el pasado las empresas debían realizar peticiones para acceder a ciertos datos pudiendo dilatar el proceso a días, incluso semanas. Actualmente, en cualquier empresa que practique esta política, la consulta de datos se convierte en una consulta en tiempo real con reducción de los plazos, apenas minutos en la gran mayoría de casos. Incluso, si ahondamos más, se pueden limitar estas consultas a determinados departamentos o empleados, consiguiendo así la protección de datos que toda empresa quiere ejercer de forma correcta.

– Reducción de los plazos. Se ahorra tiempo a todos los departamentos o empleados que se dedican al análisis e interpretación de los datos, especialmente a los equipos de recursos humanos. Estos análisis sólo son posibles si previamente se ha realizado un trabajo de campo de muchos archivos, ficheros y bases externas con la información necesaria. Todo ello se traduce en un excesivo número de horas para su elaboración.

– Favorece la toma de decisiones. Cuando una empresa tiene al alcance de su mano consultar de forma fácil, rápida y clara toda la información estructurada en dato único tiene    mucho más fácil la toma de decisión final.

Existe otro beneficio que normalmente no se trata con la importancia que merece: la calidad de la información. Hablar de calidad es hablar de superioridad, excelencia… Si nos referimos a calidad de la información automáticamente entendemos que es información de la buena, de la que se puede tomar como referencia en cualquier estudio o análisis.

No por tener mucha información ésta tiene que ser buena. La calidad hace que la información cumpla con los requisitos que le son exigidos.

En definitiva, el objetivo de cualquier empresa es el aumento de sus beneficios por medio de diferentes acciones, estrategias y políticas. Aquellas empresas que practican una política de dato único son un claro ejemplo de cómo han reducido costes y han optimizado al máximo los tiempos, consiguiendo disminuir el número de horas en esas tareas que, sin esta política, estaban abocadas a ser largas, interminables y poco productivas. Su información ahora es de fácil acceso, clara y concisa. Se genera una buena comunicación corporativa entre todos los departamentos y ramificaciones de la empresa siendo éste un elemento de vital importancia.

Por tanto, no aplicar una política de dato único afectará directamente a la productividad y rentabilidad de la empresa.

Comienza desde hoy a ser un poco más rentable realizando una política de dato único en tu organización: merece la pena. ¿Necesitas ayuda? Quakki