El onboarding en la gestión de recursos humanos

Las empresas han tenido que adaptar sus planes de acogida para poder ser desarrollados en remoto

EL ONBOARDING, PIEZA CLAVE DEL TRABAJO EN REMOTO

Tras la aparición de la pandemia vivida por del COVID19, aún presente, las organizaciones han tenido que irse adaptando a las medidas de prevención para evitar la expansión del virus. La principal medida tomada por las empresas ha sido dar prioridad al teletrabajo en todos los puestos de trabajo que fuera posible, para así evitar poner en riesgo a sus trabajadores y con ello ayudar a cortar la propagación. Las empresas que siguen incorporando personal a pesar de la incertidumbre socioeconómica que vivimos han tenido que adaptar sus planes de acogida para poder ser desarrollados en remoto. Más que nunca la inseguridad que genera cambiar de puesto de trabajo debe suavizarse con el diseño de un plan de acogida en remoto u onboarding en remoto, adaptando este plan a las nuevas circunstancias sociales. De esta forma podemos asegurar que los nuevos integrantes disponen de la información, la seguridad y apoyo necesarios para empezar en su nuevo puesto. Se gana en seguridad, agilidad, se facilita la labor de los equipos de recursos humanos y se implica al nuevo empleado en todo el proceso de integración en la organización. Tener un plan de acogida en remoto nos ayudará a que el nuevo integrante conozca la historia y la cultura de la empresa para poder inculcar los valores por los que se rige la organización. También es fundamental dar a conocer lo que se espera de él y las tareas que concierne su puesto de trabajo,  con ello conseguiremos que sea autónomo lo antes posible, lo que le hará ser productivo con rapidez y aportar valor a la organización. A su vez hará que se sienta parte de la empresa, a pesar de no estar presente físicamente, siendo parte del equipo. En este post, desarrollaremos las claves para adaptar un plan de acogida para su aplicación en remoto. Herramientas como Quakki lo posibilita y favorece.

Claves para diseñar un plan onboarding

Tener un video de presentación

Con motivo de las medidas tomadas para la evitar la propagación del COVID19, con el teletrabajo no es posible la presentación de forma física. De esta forma, al tener un vídeo de presentación podremos dar a conocer al equipo, acortando las distancias y el nuevo miembro se irá familiarizándose con sus compañeros y departamentos. En el video podremos dar a conocer la historia de la empresa, hablar de su misión, cultura y valores. Además debemos explicarle las tareas a desarrollar en su puesto de trabajo y comentar lo que se espera de su aportación en la misma.

Dar apoyo, transmitir tranquilidad y confianza

En la situación actual, la incertidumbre de comenzar en una nueva entidad es habitual. Por ello diseñar un plan on boarding en remoto y sentir la acogida por parte de la empresa ayuda a transmitir tranquilidad y confianza al nuevo miembro. Las principales herramientas para trabajar la confianza y dar tranquilidad se producen través de reuniones por videollamada.

Diseñar grupos de comunicación

Es fundamental que se sienta integrado en la organización, para ello debemos incluir al nuevo empleado en los grupos de trabajo online que se hayan diseñado. De esta forma se le presentarán los proyectos que se están llevando a cabo y las funciones a desempeñar por su persona. Sabrá en qué dirección hay que trabajar, qué objetivos hay que cumplir y el propósito de su incorporación a la entidad. Esto desarrollará a su vez el sentimiento de pertenencia.

Manual de bienvenida

El manual de bienvenida debe contener información relevante para la persona que se incorpora a la organización. Es interesante que contenga la presentación de la organización, el organigrama, un plan de formación para poder desarrollar las actividades productivas y dar a conocer los productos, la política de empresa, el reglamento de régimen interno, la política social y el plan de empresa. Es importante tener digitalizados todos los documentos necesarios para que puedan ser enviados o se pueda acceder a ellos siempre que sea necesario.

Preparar todo el material necesario y herramientas de uso

Asegúrate de tener todo el material necesario preparado antes de su incorporación. El nuevo miembro puede sentir frustración si no cuenta con el mobiliario, los dispositivos y herramientas necesarias para poder desarrollar sus funciones. Además comprueba que todo funciona perfectamente. Actualiza tus herramientas aplicando la firma digital, de esta forma se agilizarán procedimientos, se ahorrará papel y se podrá enviar documentación de forma telemática.

Desarrollar un plan de formación

Mediante formación online se proporcionará la información necesaria para dar a conocer los procesos de trabajo que debe aprender para la realización de sus tareas. Se transmitirán los conocimientos y habilidades que necesitará adquirir para desempeñar sus funciones buscando la excelencia en el resultado. Esta formación tiene que tener diseñado el timing, para saber cuándo se realizará y cuanto tiempo conlleva cada acción.

Comunicación bidireccional

El plan de acogida en remoto, tiene que resultar un aprendizaje para ambas partes (empleado – empleador). Por ello es importante desarrollar una comunicación bidireccional, con ello podremos dar feedback al nuevo miembro de sus primeros días en la organización y esa persona podrá informar de las mejoras que se pueden realizar por parte de la empresa. Desde el punto de vista constructivo, este punto bien gestionado puede ser muy enriquecedor.

Ser paciente

Durante el proceso de incorporación de un nuevo integrante es primordial ser paciente y comprensible. Debemos ayudar a crecer profesionalmente y ser empáticos para crear oportunidades en los posibles errores que puedan surgir.

Priorizar su bienestar

Es habitual que los nuevos integrantes extralimiten sus horarios laborales para demostrar su capacidad, desempeño y hacer ver a la organización que se puede confiar en él. Pero es importante poner límites y dar valor al tiempo de descanso. No tener el suficiente descanso entre jornadas laborales puede hacer que la persona desarrolle fatiga física y/o mental, siendo contraproducente en su desarrollo laboral. Gracias al diseño de un onboarding en remoto, la incorporación de un nuevo miembro en tiempos de pandemia hace que transmitir la cultura, valores y misión de la organización pueda realizarse. Romperemos las distancias y barreras físicas y se conseguirá hacerle sentir parte de la entidad y conocer su función en la misma. En Quakki te ayudamos a conseguirlo.  

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