La automatización de procesos en Recursos Humanos

Los equipos de recursos humanos han sufrido una evolución a lo largo del tiempo, comenzando por algo tan sencillo como el nombre

La evolución del departamento de Recursos Humanos

Hemos ido observando cómo el departamento de personal de los años 70 y 80 ha evolucionado al de Recursos Humanos en los 90 y hacia el departamento de Personas en muchas organizaciones actuales.

La evolución de algo tan sencillo como el nombre nos permite entrever cómo ha evolucionado también la propia función del área. Podríamos decir que los departamentos de personal tenían un objetivo muy claro: gestionar procesos, nóminas, gastos, entrada y salida de personas…etc. En los años 90, sin embargo, el mismo departamento comienza a trabajar con procesos de gestión, formación o selección de personal.

Desde el momento en el que gran parte de las tareas que aportan menos valor son automatizadas,  comienza un proceso de posicionamiento de la persona en el centro de la organización. Es justamente ahí donde se inicia la nueva era de la gestión de personas en las organizaciones, a la par que una evolución al “departamento de Personas”

Esta evolución es justamente la que ha hecho posible que muchas entidades traten la automatización de los procesos como una evolución importante de visión, a la par que una oportunidad para concentrar la atención en las personas como centro de la organización.

Pese a todo, podemos decir que la robotización de los procesos automatizados es todavía un tema pendiente para la inmensa mayoría de las empresas. Si bien existen organizaciones que poseen algún proceso automatizado, en la gran mayoría de empresas dichos procesos son nulos o inexistentes.

 

Aquellas empresas que sí han apostado por la automatización de procesos han visto como procedimientos rutinarios y de muy bajo valor añadido a la organización han sido estandarizados, reduciendo el tiempo dedicado a ellos y, por tanto, prestando más atención a quienes realmente aportan valor en la empresa: las personas.

 

Las soluciones RPA (Robotización de Procesos Automatizados) nacen para automatizar todos aquellos procesos en los que se puede disminuir la intervención del humano. Normalmente se suelen emplear en tareas repetitivas donde el factor humano tiene una escasa intervención, siendo procedimientos que se pueden estandarizar de forma fácil y sencilla y sin olvidar que la inversión que se realiza en estas soluciones suele recuperarse en un periodo corto de tiempo.

La automatización de procesos en la gestión de Recursos Humanos

Beneficios tanto a corto, medio y largo plazo:

  • Liberación de tiempo de las personas que intervenían en procesos ya robotizados.
  • Aprovechamiento del potencial humano de las personas liberadas de las tareas automatizadas.
  • Motivación y empoderamiento del equipo humano.
  • Mayor calidad de las acciones realizadas: reduciendo el n.º de errores e incidencias.
  • Mayor velocidad y eficiencia.
  • Reducción de costes: derivamos aquellas tareas manuales o repetitivas a que las realice el software.
  • Reducción de los plazos de ejecución.
  • Incremento de la productividad.

 

Normalmente asemejamos los procesos de automatización con la gestión de procedimientos, pero también se pueden aportar ventajas en otros ámbitos tales como la formación del empleado, onboarding, análisis de datos, entre otros muchos.

En otra entrada hablaremos más detenidamente de estos procesos ya que, a día de hoy, en la gran mayoría de organizaciones, siguen realizándose de manera muy rudimentaria provocando un efecto totalmente contrario al indicado: aumento de tiempo, mayor número de errores, costes desorbitados… sin mencionar la calidad de éstos que suelen estar en índices muy por debajo de la media.

La automatización en la gestión de Recursos Humanos,

La gran mayoría de entidades que realizan acciones de automatización coinciden en un mismo punto: no quieren automatizar porque la digitalización en las empresas sea una moda, quieren automatizar porque saben que es el futuro, saben que automatizando ciertos procesos conseguirán lo que toda empresa quiere, que no es ni más ni menos que optimizar sus recursos al menor coste posible y, como consecuencia, lograr un aumento en sus beneficios.

Tecnologías como el reconocimiento por OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres) se están abriendo paso a ritmos acelerados, permitiendo digitalizar textos a partir de una imagen. Lo que antes suponía horas dedicadas a transcribir documentos, ahora reduce jornadas completas de personas que realizan una actividad con poco valor añadido. Un ejemplo de buen uso de sistemas OCR es la emisión de notas de gasto, que evita un picado de información de toda la lista mensual.

 

Esta automatización nos permite dedicar ese tiempo a tareas de mayor valor.

 

Si echamos la vista atrás y reflexionamos sobre lo leído vemos una vez más como los RPA pueden ayudar mucho a las áreas de Recursos Humanos. Es cierto que se trata de un área muy amplia donde podemos tratar temáticas muy variadas, desde aquellas que están relacionadas con la calidad emocional del equipo, hasta las que se refieren a la gestión eficiente de un procedimiento.

En el área de Recursos Humanos se pueden automatizar más funciones de las que podemos concebir. Recursos Humanos se enfrenta día a día a problemas y dificultades que requieren de sus equipos técnicos para una correcta resolución, por ello es importante entender que todos aquellos procesos que puedan automatizarse reducirán el trabajo administrativo para centrarse en actividades que sí requieran de su total atención.

En un mundo cuya evolución se dirige a la robotización y a la ubicación del ser humano en el centro de las organizaciones, la automatización es una apuesta segura para aquellas empresas que quieran dirigir su futuro hacia la eficiencia y la gestión de lo más importante de la empresa: el talento de sus equipos.

Si hablamos de automatización de procesos y recursos humanos, Quakki es una referencia obligada. Y ahora cuéntanos, ¿qué procesos puedes automatizar?

Escribe un comentario

Tu dirección de email no será publicada. Los campos con * son obligatorios