Tras la aprobación del «Real Decreto Ley de Control de Presencia» que modifica el Estatuto de los trabajadores, el registro de trabajo en España es obligatorio. Sin embargo, muchas empresas aún no están preparadas para hacer frente a este cambio, no son conscientes de la obligación de ir a trabajar y pueden enfrentarse a sanciones severas. Los empleadores que no lleven debidamente los registros de control del tiempo de sus empleados o no lleven debidamente los registros de control del tiempo de sus empleados se enfrentarán a multas de entre 60 y 187.515 euros. Una vez que se aplican las reglas de la firma del trabajo, no hay que esperar por este castigo. Seis meses después, la primera brecha en las regulaciones de la Oficina de Inspección de Trabajo y Seguridad Social produjo datos impactantes.
Obligaciones y soluciones para fichar en las empresas
Lo primero que debe considerar el equipo de recursos humanos son las obligaciones estipuladas en la normativa de control de tiempos, partiendo de la más básica: «La empresa debe controlar la entrada y salida de empleados a través del sistema de registro». La ley firmada en el trabajo no estipula cómo realizar estos registros, por lo que la empresa puede organizarse en «cualquier método objetivo y confiable» para almacenar los datos del trabajador cuando está obligado a «firmar en el trabajo».
Estamos hablando de una aplicación que puede iniciar sesión en el trabajo. El propósito de la flexibilidad de elección es permitir que la empresa adopte un sistema u otro en función del número de sus empleados y / o las actividades que realizan. Es importante partir de este punto, porque todos los requisitos exigidos por la ley causarán problemas a muchos sistemas tradicionales de control de tiempo.
¿Cómo afrontar las obligaciones de la empresa para fichar en el trabajo?
El método que se emplee para fichar en el trabajo resultará decisivo a la hora de cumplir con las obligaciones legales. Aquí entran en juego las soluciones digitales, con grandes ventajas aplicativas y la seguridad de no infringir las normas.
Cumplir con la legislación al fichar en el trabajo
Al elegir un sistema de transmisión o un método de firma obligatorio en el trabajo, la ley lo exige para garantizar la protección de los datos de los empleados. Esto limita un poco las opciones disponibles para la empresa. ¿Cuáles son los métodos de transferencia? El uso de una hoja de cálculo en papel que todos puedan ver o manipular los datos de sus colegas, además de causar potencialmente conflictos entre los trabajadores, también puede entrar en conflicto con esta parte de la ley. Esto afectará el entorno de trabajo y la productividad. Otra opción es un torno u otro equipo que se pueda utilizar en el trabajo, pero son una gran inversión para cualquier empresa, especialmente para los pequeños emprendedores. En muchos casos, el costo es mayor que la multa por la inspección adversa.
Además, se limitan a controlar las actividades laborales en un espacio específico y no son eficaces para ocupaciones en continuo movimiento o trabajadores remotos. Una buena alternativa que pueden utilizar las pymes y las grandes empresas es utilizar software o aplicaciones de control de tiempo para iniciar sesión en el trabajo, que pueden utilizarlas para iniciar sesión online a través de cualquier dispositivo con Internet (ordenador, teléfono móvil o tableta).
Almacenar el horario laboral
El principal desafío al que se enfrenta el equipo de RR.HH. es el almacenamiento de datos. La nueva normativa exige “mantener el control de presencia mensual de cada trabajador durante cuatro años”. Este requisito hace inadecuado anotar las horas de trabajo en papel y aumenta con el número de empleados. Es una cuestión de organización y espacio. Excel tampoco es ideal porque no pueden detectar errores en el informe. Por otro lado, el software de control de tiempo de los empleados en la nube puede satisfacer estas necesidades, es de fácil acceso y no requiere la instalación de nuevos equipos.
Generar informes con validez jurídica
La tarea de mandar un informe a cada empleado puede convertirse en un calvario, además requiere personal que se encargue de ello. Con la entrada en vigor de la normativa, muchas empresas han optado por registrar los horarios a través de una plantilla de Excel. En ellas, los datos quedan guardados, no ocupan espacio físico y se pueden compartir.
Pero cada vez que hay que generar informes, los empleados de Recursos Humanos tienen que bucear en una tabla de datos, seleccionarlos, organizarlos y enviar la documentación individualmente. Un proceso largo y propenso a errores.
Fichar en el trabajo optimiza el tiempo del empleado
Una aplicación que se puede registrar en el lugar de trabajo le permite asignar y clasificar las horas extraordinarias y enviar automáticamente toda la información a cada empleado al final del mes. El departamento de recursos humanos puede ahorrar mucho tiempo de trabajo. A su vez, también cumple con la obligación legal de facilitar datos a los representantes sindicales.
Los trabajadores, los sindicatos, los equipos de recursos humanos y los líderes de la empresa pueden utilizar la plataforma en línea común.
Por otro lado, la ley explica: “El registro de la jornada laboral debe realizarse sin comprometer la flexibilidad de la jornada laboral y en ningún caso debe violar los convenios o convenios sindicales existentes”. Este es otro aspecto en el que destacan los métodos digitales. Además, la fórmula física no permite firmas en línea en ningún momento y lugar, tiene cierta tolerancia y puede firmarse varias veces al día.
Por tanto, una vez más, una solución tecnológica para controlar el horario durante el teletrabajo se presenta imprescindible. Las empresas tienen que registrar la jornada laboral de los empleados que van a trabajar a distancia y, como hemos visto, las plantillas de horario de trabajo para fichar en papel o en Excel se quedan obsoletas y son propensas al error humano.
La única manera de registrar el horario del empleado, almacenar sus datos y utilizarlos para mejorar la gestión del tiempo de la empresa es un software de control horario como Quakki.
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