Workflow en la gestión de recursos humanos

La importancia de diseñar e implementar un workflow en los procesos empresariales se debe a las posibilidades que éste ofrece con respecto a la automatización y organización de las tareas de los distintos departamentos. No cabe duda que la ejecución de los procesos de negocios de manera automatizada aumenta de manera considerable la eficacia, que se refleja en el resultado final, incrementando la productividad de los responsables de la ejecución de dicho proceso. La correcta implementación de workflow para la gestión de Recursos Humanos promete traer muchos beneficios a las empresas. Sin embargo, para lograr entender cómo se gestionan los flujos de trabajo de manera óptima se deben conocer ciertos aspectos básicos del tema, más allá de las ventajas del workflow.

Objetivos de los flujos de trabajo

Resulta evidente que, para tener claro en qué podría beneficiar a una empresa el uso de un flujo de trabajo, es necesario definir los objetivos al implantarlo en el área de recursos humanos.

• Automatizar la ejecución de los diferentes procesos que se llevan a cabo dentro de la empresa.
• Aportar facilidad a la movilidad del personal.
• Proporcionar herramientas y estrategias que faciliten el control y el seguimiento constante de los procesamientos que se están llevando a cabo en los diferentes departamentos de la empresa.
• Mejora la atención al cliente logrando, de manera directa, que los clientes tengan una percepción positiva del servicio ofrecido.
• Facilitar la visibilidad de los procesos.
• Independizar el control y la administración de cada flujo de trabajo.
• Agilizar la circulación de la información.
• División de tareas mucho más clara, según los puestos de trabajo. De esta forma se facilita también el proceso interno de toma de decisiones.

Aspectos clave para desarrollar un workflow

Es necesario tomar en cuenta ciertos aspectos que serán de vital importancia a la hora de gestionar un workflow dentro de la empresa. Específicamente, ciertas condiciones que serán necesarias para la implantación correcta son:

1. Cada trabajador debe tener claras, de manera explícita, sus tareas y el papel que juega dentro de los procesos internos de la empresa.
2. Es necesario que las tareas a ejecutar, al igual que la información documentada, utilicen recursos digitales para manejar la información, incluso antes de comenzar a emplear el flujo de trabajo.
3. Del mismo modo que los trabajadores deben tener claro su deber según su puesto de trabajo, es igualmente necesario informar las tareas que debe realizar cada trabajador durante la ejecución del proceso, especialmente si se trata de uno nuevo, nunca antes realizado por la empresa.
4. Si bien el flujo de trabajo para la gestión de Recursos Humanos tiene la tarea de establecer control, no trabaja por arte de magia. El Workflow requiere de procesos que se deben seguir paso a paso, y mantener el control a través de cada paso es fundamental para lograr cumplir con los objetivos.

Si bien, a medida que la empresa crece, también lo hacen los procesos. En este caso, la gestión de los flujos de trabajo puede ser un poco más complicada. Pero, para facilitar esta gestión, muchas empresas han incorporado sistemas y herramientas que automaticen aún más cada tarea. Sólo se debe tener presente las funcionalidades clave de un software de Recursos Humanos que incluya la función de creación de flujos de trabajo:

• Circuitos de comunicación y autorizaciones entre trabajadores, responsables y el departamento de RRHH.
• Gestiona la presencia: el responsable podrá validar horas extras, ausencias, vacaciones, entre otros.
• Indicadores del estado de Workflow: solicitudes pendientes, aprobadas o rechazadas.

Sin duda, con todas estas funcionalidades los procesos serán aún más eficaces, con menos errores y ahorro en costes y tiempo.

¿Cómo gestionar los flujos de trabajo para que su implementación sea eficaz?

La ejecución de Workflow se hace a través de un proceso paso a paso, que requerirá de revisión constante y de repetirse las veces que sean necesarias hasta lograr su implantación de manera eficaz. Dicho proceso se basa en los siguientes pasos:

• Diseñar un esquema: empezando desde cero. Hay que conocer el proceso que se está a punto de emprender. Para ello se realiza un esquema que refleje los pasos que se deberán seguir y los distintos escenarios para cada variación que se pueda presentar durante la ejecución. Esto tiene como objetivo controlar las variantes que pudieran surgir en el desarrollo de cada tarea, de manera que cualquier resultado final haya sido previsto. La correcta ejecución de este paso es vital, pues en ello se basarán los siguientes pasos. Entonces, si hay un error en la esquematización de los pasos, todo lo que se haga a partir de ese punto se estará realizando de manera incorrecta.
• Conocer a los involucrados: se ha hecho mucho énfasis en el tema, y es que es de suma importancia que los trabajadores sepan reconocer cuáles son las tareas que deberán cumplir en los distintos procesos de la empresa. Para este proceso en particular es recomendable que cada empleado involucrado tenga asignada una tarea específica que influirá en el desarrollo del proceso, con una importancia proporcional a su puesto de trabajo. Es igualmente importante que tanto el líder como los empleados sean consientes del plazo con el que se cuenta para la ejecución de cada tarea y tengan presentes los recursos que se necesitarán a lo largo del proyecto.
• Comprobación: como hemos dicho, la gestión de un workflow es un proceso que debe repetirse las veces que sean necesarias hasta que los resultados sean los deseados. Por esa razón, este paso representa el punto de prueba que determinará si los pasos anteriores se realizaron de manera adecuada. Esta comprobación se basa en las pruebas, bien sea con un usuario ficticio, o con muestras de usuarios. La modalidad a utilizar dependerá del criterio de cada empresa.
• Medir los resultados: una vez que se ha asegurado la correcta ejecución de los pasos anteriores se ha llegado al final del proceso, donde se analizará el resultado final.

No existe algo establecido para determinar si el resultado es bueno o malo, pues los objetivos de implementar el workflow dependen de cada empresa, por lo tanto, el equipo de trabajo deberá determinar si los resultados fueron los deseados o no. En caso de no ser así, siempre se puede volver a empezar. Es recomendable comenzar analizando el esquema del primer paso para asegurarse de que el problema no venga desde la base. A partir de ahí, se analizan cada uno de los pasos hasta dar con el error. Con Quakki nunca fue tan fácil y ágil la configuración y gestión de los workflow para tu empresa.