Herramientas para la gestión de proyectos

Es casi increíble ver una empresa que hoy en día no utilice herramientas de gestión de proyectos para organizar todas las tareas y su secuencia temporal, para poder controlar completamente el avance del proyecto. Si estas herramientas se han vuelto esenciales, es porque ayudan a incrementar enormemente la eficiencia y productividad de cualquier organización con múltiples empleados, ya sea una pequeña empresa o una gran empresa. De hecho, según nuestras necesidades, será más adecuado uno u otro.

Hasta el 80% de las empresas utilizan herramientas de colaboración para mejorar sus procesos comerciales. De hecho, una encuesta realizada indicó que el 91% de los gerentes de TI no usan una, sino dos aplicaciones de mensajería de equipo en su negocio. Incluso en este caso, debido a la falta de herramientas adecuadas, algunas empresas siguen considerando la comunicación como uno de los principales obstáculos.

Una buena herramienta de gestión de proyectos debe poder administrar varios proyectos a la vez, delegar tareas y colaborar entre equipos es difícil, pero si encuentra obstáculos imprevistos, será completamente imposible. La falta de comunicación y la ineficiencia en el proceso de gestión de proyectos pueden generar confusión y una experiencia estresante para los empleados. Además, pueden obstaculizar la capacidad de su empresa para satisfacer las necesidades de los clientes o alcanzar las metas de fin de año, lo que puede resultar en pérdidas sustanciales. Afortunadamente, existen muchas opciones de software de gestión de proyectos para mantener a su equipo en el camino correcto.

La gestión de proyectos se basa principalmente en la aplicación de diferentes métodos y estrategias específicamente diseñadas para ello. Sin embargo, hoy en día, es importante utilizar herramientas de gestión de proyectos para lograr los objetivos establecidos dentro de un plazo establecido. Este tipo de software suele estar alojado en la nube y permite la creación de un entorno de trabajo colaborativo para organizar la asignación de tareas y controlar su estado de forma sencilla. Según el Project Management Institute (PMI), la formulación de estrategias y el uso de tecnologías adecuadas para la gestión de proyectos pueden permitir que el 80% de las personas alcancen los objetivos acordados dentro de un tiempo y presupuesto determinados.

Homogeneizar, estructurar y distribuir la forma de trabajar gracias un dashboard de negocio efectivo es uno de los principales objetivos que persigue cualquier metodología de gestión de proyectos. El objetivo es dirigir en una misma dirección todos los proyectos y poder así aprender de los errores e implementar mejoras para aumentar los casos de éxito. Se trata, en definitiva, ser más eficientes en la optimización del trabajo y los recursos.

¿Cuáles son los beneficios de apostar por herramientas de gestión de proyectos?

Podemos enumerarnos de la siguiente forma:

• Organiza el tiempo del proyecto.
• Proporcionar información para estimar correctamente el tiempo y los costes.
• Ayude a gestionar y minimizar los riesgos del proyecto.
• Mejora la rentabilidad.
• Desarrollar habilidades de equipo.
• Facilite la comunicación entre los miembros del equipo.
• Archive documentos y compártalos en línea.
• Aumentar la productividad.
• Evaluar la participación de cada miembro del equipo en el proyecto.
• De un vistazo, comprenda el grado de ejecución de la tarea en tiempo real.

¿Qué herramienta de gestión  de proyectos es mejor para mi empresa?

Las herramientas de gestión de proyectos son difíciles de adaptar a todas nuestras necesidades; sin embargo, el mercado digital nos brinda múltiples plataformas que brindan múltiples funciones. La dificultad radica en elegir el producto que mejor se adapta a nuestro negocio.

Algunos factores que considerar al elegir esta herramienta incluyen:

1. El número de elementos que se gestionarán.
2. El número de personas que participan en el proyecto.
3. ¿Cuáles son mis necesidades de accesibilidad?

Según estos factores, una solución será más adecuada para sus necesidades que otras.

Funciones necesarias en herramientas de gestión de proyectos

Estos siguen siendo los principales criterios que debe tener una herramienta de gestión de proyectos:

1. Accesibilidad

Asegúrese de que se pueda acceder a la aplicación a través de diferentes dispositivos móviles y que la aplicación esté alojada en la nube.

2. Colaboración

Debe permitir el acceso al equipo y a los clientes, lo que simplificará muchos procesos y aumentará la participación del cliente en el proyecto. Funciones como compartir proyectos o tareas y tener un espacio de diálogo en tiempo real pueden mejorar la colaboración del equipo de trabajo.

3. Usable

La interfaz de la herramienta es muy importante para facilitar la navegación entre diferentes proyectos, lo que les obliga a tener una buena estructura. 4. Sea organizado El administrador de tareas debe permitir establecer tiempos, asignar recursos, recolectar el tiempo de ejecución y establecer dependencias entre tareas.

4. Organizada

El administrador de tareas debe permitir establecer tiempos, asignar recursos, recolectar el tiempo de ejecución y establecer dependencias entre tareas.

5. Visión

Esta herramienta permite planificar y monitorear la ejecución del proyecto de una manera sencilla, lo cual es importante. En este sentido, los métodos más utilizados son los diagramas Kanban, Scrum y Gantt.

6. Tiempo real

Debe publicar informes en tiempo real, mostrarnos el desarrollo del proyecto y permitirnos tomar decisiones si surge algún problema.

7. Abierta

Si la plataforma de gestión de proyectos dispone de API, podemos conectar nuestro proyecto con otras herramientas (ERP, CRM, etc.). Compartir datos entre diferentes plataformas puede facilitar enormemente la gestión de proyectos en otras áreas, como el servicio al cliente, las operaciones o la gestión.

8. Seguridad

Por supuesto, la plataforma debe ser segura, cumplir con todos los requisitos de privacidad de datos y contar con certificados de seguridad y confianza web (SSL, TLS, etc.).

En conclusión, disponer en tu empresa de una metodología ayuda a disminuir la curva de aprendizaje del equipo y a obtener una mejora en el trabajo. Una herramienta capaz de gestionar proyectos complejos y adaptarse a posibles cambios y necesidades es elemental si queremos crecer de una forma organizada, estructurada y con proyección. Hablamos entonces de Quakki.