Teletrabajo, comunicación interna y recursos humanos

Un buen sistema de comunicación interna en la empresa facilita el teletrabajo

Digitalización en la empresa

El Covid-19 está modificando nuestras vidas en sus diferentes ámbitos (personal, emocional, familiar, psicológico, económico…).  Y no iba a ser menos en el entorno laboral. Como consecuencia de ello, para muchas empresas, una forma de poder continuar con su actividad empresarial ha sido mediante su adaptación al teletrabajo.

Para el trabajador puede ser beneficioso en la medida en la que le permite compaginar de una forma más sencilla su vida familiar con el trabajo, disponiendo por tanto de una mayor flexibilidad de horarios, entre otros beneficios. Para la empresa supone también beneficios tales como retención del talento o reducción de costes.

La pandemia por la que atravesamos ha adelantado la necesidad de establecer modelos de teletrabajo en la empresa, muchos de ellos sin realizar una planificación correcta de herramientas que permitan que se haga de forma organizada, no teniendo mucho sentido esperar que cada empleado que teletrabaja tenga la iniciativa de estructurar de forma eficiente sus funciones y hacerlo de forma efectiva.

Es esencial para un correcto funcionamiento que la empresa facilite al trabajador los medios necesarios para poder desempeñar sus funciones de forma precisa, como pueden ser, un portátil, un teléfono e incluso la implantación interna de todos los programas de software necesarios para que pueda desempeñar todas sus funciones de forma adecuada. Pero eso no es todo, el éxito del teletrabajo emana de solventar todos los contras posibles que tenga la modalidad de trabajo a distancia.

¿Las herramientas que estamos utilizando son las adecuadas?

A día de hoy hay aplicaciones que dan soporte de videollamadas, por ejemplo, Skype, Zoom…, soporte de mensajería instantánea, como puede ser WhappApp, Telegram… Estos son utilizados no sólo en el ámbito personal, sino también en el entorno laboral, con clientes, con trabajadores… y es importante resaltar que el uso de este medio de comunicación es un formato de comunicación informal, el cual, no debe suplir la comunicación corporativa formal, y mucho menos los requisitos normativos establecidos. Por tanto, lo idóneo es establecer un sistema de comunicación interna que sea de uso exclusivamente laboral, lo cual permite establecer un flujo de comunicación oficial, fiable y centralizado, dando lugar a una gestión de la comunicación eficiente y evitando la duplicidad de procesos de comunicación.

Esta práctica tiene también una consecuencia directa y positiva para el empleado: conseguir la denominada desconexión digital, permitiendo que el empleado pueda diferenciar de una forma más clara entre tiempo de trabajo y tiempo personal.

¿Con el Covid-19 no estamos aplicando una modalidad de trabajo desconocida y que posee muchas contrariedades?

Además de la extraordinaria flexibilidad que aporta al empleado esta modalidad de trabajo también tiene sus riesgos, uno de ellos es el distanciamiento emocional del trabajador con la empresa como consecuencia de una reducción muy considerable del tiempo compartido y vivido con el equipo de trabajo. Si esto ocurre, tarde o temprano la relación laboral puede verse resentida. La solución radica en que el trabajador, aunque esté realizando su labor desde casa, sienta en todo momento una relación de equipo cercana.

El trabajo a distancia, no obstante, puede obstaculizar el trabajo en equipo, sobre todo en los casos en los que existen interdependencias entre compañeros. En la mayoría de estos casos la clave radica en superar esas barreras físicas y en encontrar una herramienta que se adapte a la sociedad aportando soluciones como un canal interno corporativo que permita reuniones rápidas con videollamadas sin límite de participantes, ¿Y también, por qué no estableciendo un sistema de comunicación escrita formal que permita que interactúen de forma expresa todos los miembros que sean necesarios y que permita acceder a las conversaciones a posteriori para consultar cualquier cuestión citada dentro de la conversación?

Pese a que cada vez es más habitual que el trabajo se mida por objetivos y resultados y no por el número de horas efectivas trabajadas, no siempre puede ser así, ya que hay trabajos en los que no se puede medir por objetivos y se tienen que medir por horas reales fichadas. Si una organización no tiene una herramienta cualificada para la medición de fichajes, cabe la posibilidad de que los trabajadores recurran a la picaresca e inflen los fichajes y haya absentismo laboral. De este modo, para que el teletrabajo tenga unos resultados óptimos, es necesario establecer una herramienta operativa que permita un fichaje real.

Es evidente que el teletrabajo puede ocasionar al empleado una sensación de exclusión, soledad…, no podemos olvidar que el ser humano es un ser social por naturaleza y que el contacto y la relación humana es algo esencial, por ello necesita sentirse parte de la organización. Deben establecerse instrumentos que le hagan ser parte de la visión y misión de la empresa y verse inmerso en los procesos de planificación y control de su trabajo para que pueda expresar su acuerdo o desacuerdo con la finalidad de evitar que se sienta excluido.

 

No todas las empresas se encuentran preparadas para teletrabajar ya que para ello sería necesario un cambio en su cultura y en su organización. Si la empresa quiere adoptar la modalidad de teletrabajo tendrá que dar un gran giro a su filosofía empresarial, incluyendo los pertinentes cambios en la forma de gestión de la compañía.

 

Si no hay un correcto método de teletrabajo puede descender la productividad laboral y verse afectado el rendimiento del trabajador, por tal motivo es fundamental marcar un ritmo de trabajo que permita al trabajador autocontrolar su progreso y a la empresa controlar que el trabajador logre los objetivos establecidos. Una herramienta muy interesante a utilizar sería el establecimiento de un panel de proyectos con el cual el trabajador conozca exactamente qué tareas tiene que desempeñar a la vez que su supervisor, de forma simultánea, controle el trabajo realizado y permita una retroalimentación tanto de forma individual del trabajador en sí, como del proyecto que se está desarrollando.

Si una organización sigue un modo de trabajo a distancia rutinario lo más probable es que se produzca una reducción del aprendizaje grupal y colaborativo. Sería un error que el trabajador termine solo realizando tareas mecánicas y rutinarias. Por tal motivo, es necesario incentivar el trabajo en equipo, sobre todo en los casos dónde existen interdependencias, no solo para que se produzca un aprendizaje grupal, sino para que también se produzca una retroalimentación del equipo, estableciendo un ambiente amigable y colaborativo entre los miembros.

Es necesario tener una visión a corto y largo plazo en lo que respecta a inversión y costes iniciales. Lo más seguro es que, para poder teletrabajar de forma eficiente, la empresa tenga que hacer una pequeña inversión en equipos y demás herramientas que faciliten el teletrabajo, pero bien es cierto que la compensación a medio y largo plazo será mucho mayor.

En muchas ocasiones, situaciones adversas tales como el Covid-19 nos hacen replantear la forma en la que se organiza nuestra empresa, cuestión ésta que constituye una oportunidad para mejorar la eficiencia de nuestra organización. Para el cumplimiento de este objetivo, Quakki puede ser un buen aliado.

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