Trazabilidad en la gestión de proyectos

Uno de los principales retos de cualquier proyecto, es garantizar que los requisitos que se establecen en las fases previas se lleven a buen término, pues como bien sabemos siempre hay un margen entre la planificación y la ejecución. Sin embargo, existen numerosas herramientas gráficas que nos ayudan a optimizar esta labor. Una de ellas es la matriz de trazabilidad. El enunciado de alcance del proyecto describe qué objetivos se pretenden alcanzar. Para lograrlo debes identificar una serie de trabajos que te permitirán obtener esos resultados. De esta manera, podrás realizar una estructura de desglose del trabajo y una planificación acorde con ellos. En definitiva, un factor clave para acercar el éxito de tus proyectos es alinear los requerimientos con el logro de los objetivos. La matriz de trazabilidad es una tabla que relaciona cada uno de los requerimientos con el entregable que se haya solicitado. Este cuadro es de doble sentido. Te permite identificar qué resultado se alcanza a través de cada requisito y, a la vez, qué requisitos son los que permiten obtener un determinado entregable. Esto, además, sirve para valorar la idoneidad de esos requerimientos con los objetivos estratégicos de la organización.

¿Por qué se necesita una matriz de trazabilidad de requisitos?

La razón fundamental de la matriz de trazabilidad de requisitos es que haya un alineamiento entre esos requerimientos y los objetivos planteados. El problema es que en muchas ocasiones se parte de un error en el planteamiento del proyecto. Ya sea por costumbre o por una mala identificación de qué se quiere alcanzar, se definen tareas orientadas a unas metas distintas de las definidas en el enunciado de alcance. Si estás habituado a realizar proyectos con una estructura recurrente es normal tender a repetir esa metodología de trabajo y de tareas. Sin embargo, no todos los proyectos son iguales. Si no tienes cuidado puedes incurrir en el error de planificar tareas innecesarias para ese proyecto y olvidar otras que sí lo son. La matriz de trazabilidad te permite realizar esa fiscalización de que cada requisito está alineado con los objetivos demandados. Otro aspecto que convierte a esta herramienta en una aliada para el responsable del proyecto nace en el momento en que se producen cambios en dicho proyecto. En los procesos de seguimiento y control la dirección puede decidir que se apliquen modificaciones que afecten a los objetivos. El control integrado de cambios establece el protocolo a seguir ante cambios planteados en el proyecto. Una buena práctica en estos casos es realizar una revisión de la matriz de trazabilidad para analizar qué requerimientos convendría modificar, eliminar o añadir. De esta manera, apoyándote en ella podrás ajustar la planificación de las tareas pendientes del proyecto. En este sentido, es habitual elaborar más de una matriz. Una matriz previa que contenga los requerimientos acordes con los objetivos originales del proyecto y, en el momento en que se produzcan alteraciones, una nueva versión en la que se incluyan los nuevos requisitos.

Matriz de trazabilidad, ¿cuándo podemos usarla?

En concreto, la matriz de trazabilidad relaciona dos elementos esenciales para la buena ejecución de las labores de un proyecto: los requisitos establecidos para dicha ejecución y el valor que cada uno de ellos agrega al conjunto del proceso. Es decir, es una herramienta clave para la ingeniería de los proyectos, así como para el seguimiento de los diversos elementos que los componen. Los requisitos que surgen a lo largo de la ruta crítica de un proyecto pueden ser de dos tipos: por un lado, los que provienen directamente de los clientes o destinatarios del producto o servicio final; por otro, los que se crean por exigencias propias del proceso de ejecución. La matriz de trazabilidad se encarga de consignar tanto unos como otros y de hacerles el seguimiento respectivo.

Cómo diseñar una matriz de trazabilidad para mi proyecto

Si la matriz de trazabilidad relaciona los requisitos de un proyecto con el valor que suponen para el conjunto del proyecto, desde el inicio hasta su cumplimiento, es lógico que existan distintos modelos o plantillas de matrices. Cada proyecto debe diseñar su propia herramienta en función de los requisitos establecidos en las fases de diseño y de la complejidad de la ejecución de las tareas. Ninguna matriz será nunca exactamente igual a otra. Aun así, la matriz de trazabilidad debe contar con una serie de elementos básicos para el seguimiento de un proyecto. Repasemos los más significativos:

• Identificación: generalmente corresponde a un código o número asignado a cada uno de los requisitos del proyecto.
• Interesado o destinatario: es la persona que ha originado el requerimiento o requisito. También se conoce como stakeholder.
• Nivel de prioridad: no todos los requisitos tienen la misma importancia. Los hay primarios, secundarios y terciarios en función del valor que supongan para el proceso en su conjunto. La matriz debe dejar claro este dato.
• Descripción del requisito: se detalla brevemente en qué consiste y cuáles son sus principales características. Se debe dejar claro de qué tipo de requisito estamos hablando: de negocio, funcional o no funcional. Incluso, si se trata de un requisito surgido en el seno de la ejecución, se le cataloga como solución.
• Versión: la matriz debe ir detallando la evolución del requisito. Para ello, se establecen distintas versiones hasta su plena materialización.
• Nivel de complejidad: lo más habitual es que el requisito se defina como de complejidad alta, baja o media en función de los recursos, los plazos o el trabajo que demande para su ejecución.
• Estrategias de prueba: la matriz de trazabilidad también debe establecer los métodos que se emplearán para realizar las pruebas a las distintas versiones del requisito hasta su plena ejecución y validación.

En proyectos de mucha más complejidad la matriz de trazabilidad también admite elementos como los criterios de aceptación, la subidentificación de requisitos, la última fecha de actualización de las versiones y las oportunidades del negocio.

Utilidades de la matriz de trazabilidad de requisitos

Por una parte, te facilitará la labor a la hora de identificar inconsistencias entre los requerimientos y los beneficios que se esperan alcanzar. En definitiva, con ella podrás validar o no esa alineación que debe existir para optimizar el trabajo realizado con el objetivo definido en el enunciado de alcance. Por otra, te permitirá hacer una valoración de la complejidad de los cambios propuestos. Muchas veces se solicitan cambios en el alcance del proyecto sin considerar lo que representan esas modificaciones. La matriz te aportará una gran ayuda a la hora de valorar qué supone ese cambio en cuanto a recursos, tiempo y coste. Además, sirve para tener una visualización rápida de qué requisitos han sido emprendidos y cuáles no. Y, por tanto, qué entregables están en vías de obtenerse y cuáles aún no se han comenzado. Quakki te ofrece, entre sus funcionalidades, un gestor de proyectos y tareas que contribuyen a facilitar la gestión de tus proyectos y el cumplimiento de objetivos