En los últimos años, los procesos de digitalización han aumentado la utilización del ordenador u otro tipo de dispositivo electrónico donde poder acceder a la información digital. Gracias a ello ha permitido la disminución o incluso la eliminación del papel, consiguiendo con ello una serie de beneficios.
Además tenemos que tener en cuenta el control de horario y fichaje dentro de una organización no se debe tomar a la ligera. Desde que entró en vigor la Ley de Registro de Control Horario es un punto importante a tener en cuenta para poder tener un seguimiento adecuado dentro de la misma. Para ello es necesario contar con un software que nos brinde la posibilidad de llevar de una manera adecuada este seguimiento, cumpliendo los requisitos establecidos por la ley y a su vez ahorrando en papel lo que esto supondría llevarlo de manera manual.
Principales beneficios de la eliminación de papel
Los principales beneficios en la eliminación del papel dentro de las empresas van desde el ahorro económico que esto supone, hasta mejorar el tratamiento de la información y el acceso a la misma.
Las principales ventajas que ofrece este proceso de digitalizar la información sobre el control de horario y fichajes son:
- Ahorro de costes de gestión y almacenamiento.
- Reduce la carga administrativa que tienen que soportar las empresas por el uso de documentación en papel.
- Facilidad en el tratamiento de los datos.
- Más fiabilidad en los registros.
- Evita que se pierda o traspapele la información.
- Ofrece más posibilidades de integración con sistemas de nóminas
Por ello podemos decir que gracias a la digitalización del seguimiento de horarios y fichaje permite que esta información que antes estaba en documentos físicos ahora pueda ser más accesible y se puedan compartir con mayor facilidad en caso de ser requeridos en una inspección de trabajo.
¿Por qué tener un control horario y fichaje?
Si bien la palabra control, suena poco acertada. No debemos tomarla como tal y sí como un seguimiento, ya que cuando se logra tener información de la situación lo que se logra es tener una buena supervisión y como consecuencia poder optimizar los procesos o poder prevenir posibles problemas que puedan surgir.
Debemos saber que hacer un seguimiento de horarios y fichaje:
- Reduce las faltas de absentismo
Utilizar una herramienta efectiva para el control de horario y fichaje, hará que los empleados se tomen más enserio el absentismo, al igual que la hora de entrada y salida del trabajo.
- Mejora la productividad
Contar con un sistema de control de horario y fichaje, es que puede proporcionar que los trabajadores se comprometan mas con la empresa y con ello pueda aumentar su productividad dentro de la misma.
Al saber que se controlará su hora de entrada y salida, las horas de comida se verán ajustadas a su tiempo real de descanso. Ello hará que respeten su tiempo de trabajo.
- Ayuda a reconocer a los buenos trabajadores
Los trabajadores que siempre llegan a tiempo, no tienen a penas absentismo y tienen un alto grado de compromiso con la empresa, pueden ser reconocidos.
Principales beneficios de contar con un software para el registro de jornada laboral
Como hemos visto en el apartado anterior los beneficios de contar con un software y eliminar o reducir el papel en las empresas, cuando nos referimos a los beneficios que nos pude aportar contar con un sistema de fichaje propia de este siglo son numerosos.
Entre los principales beneficios que podemos tener al contar con un software que tenga un apartado para el control de horarios y fichaje:
- Productividad por horario
Esta funcionalidad te podrá informar de las horas de trabajo de todos los empleados y su progreso a lo largo del día. También facilitará el procesamiento de la nómina mediante el seguimiento de absentismo. Además de facilitar el arduo trabajo de hacer seguimiento en los horarios.
- Simplificar la gestión de horarios y presencia
Otra funcionalidad con la que suelen contar los software para el control de horarios es que permite revisar y aprobar las planillas de horarios, poder descargar un resumen semanal o mensual y hasta poder excluir a personas del fichaje. Es decir, simplifica todas las tareas relacionadas con el control de horarios.
- Evitar perder el tiempo en papeleo
Los fichajes de horario en papel pueden perderse o extraviarse muy fácilmente. Al contar con un software se realiza todo sin papel y a su vez reduce la pérdida de tiempo o los cálculos basados en errores a la vez.
- Compatible con la ley de control de horario
Si tu empresa se encuentra en España, el software cumplirá todos los requisitos en la Ley de Registro de Control de Horario que entró en vigor en mayo de 2019.
Estos softwares aparte de dar soporte en el control de horarios y fichaje, pueden ofrecen otras muchas ventajas para la gestión de personas en el departamento de recursos humanos como son las siguientes:
- Justificar ausencias
- Resumen resultados
- Gestión de solicitudes: vacaciones / días libres
- Gestión de equipos
- Saldos de horas
Contar con una herramienta adecuada que nos ayude a digitalizar toda la información necesaria en un organización y nos proporcione la posibilidad de poder hacer seguimiento en el control de horario y fichaje en las organizaciones, hará poder ahorrar los dos recursos más importantes dentro de día a día de las empresas que es tiempo y dinero. Esto se debe a la automatización de tareas, ayudando a disminuir las revisiones y evitar los errores.
El siglo XXI es la era digital, ello nos permite acceder a herramientas que nos permiten mejorar la productividad, procesos y resultados. Por ello QUAKKI te ofrece uno de los mejores sistemas de control de horarios y fichajes ¿te lo enseñamos?
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