El desarrollo de la tecnología dentro de la sociedad ha cambiado por completo la forma de comunicarnos en los últimos años, fundamentalmente en este último. Por lo tanto, también ha cambiado nuestra forma de realizar el trabajo dentro de las organizaciones. Esto supone un reto para las empresas ya que deben realizar una gran inversión para la transformación digital y poder llevarla con éxito.
¿Qué es la digitalización?
La digitalización es la acción de guardar la información en un formato digital. De esta forma la información se puede almacenar, reproducir y compartir de forma fácil y rápida. Este paso es fundamental para poder llevar a cabo el desarrollo de las nuevas tecnologías dentro de las organizaciones.
Para llevar a cabo la digitalización en una empresa se debe realizar una inversión, adquirir equipos, dar formación a los trabajadores, tener las herramientas necesarias y aplicaciones para poder llevar a cabo las tareas de cada puesto. Por ello es fundamental que la incorporación de las nuevas tecnologías deba incrementar la productividad de sus trabajadores y con ello la rentabilidad de la entidad.
Para realizar la transformación digital dentro de la empresa es fundamental que todos los empleados estén involucrados en este cambio e informados de los nuevos procedimientos de trabajo, conozcan la comunicación interna y externa de la compañía, además de las nuevas necesidades de cada puesto de trabajo. De esta forma se evitará crear confusiones o posibles dudas entro los miembros de la organización.
Transformación digital y automatización
La transformación digital implica la automatización de tareas y, en consecuencia, mejorar la productividad con los recursos disponibles. Gracias a herramientas y aplicaciones la realización de ciertas tareas mejora la eficiencia del empleado. Como consecuencia, se destina menos tiempo a esas tareas y se dispone de más tiempo para otras funciones.
Según algunos estudios, la automatización de procesos a través de la digitalización dentro de las organizaciones demuestra un incremento de la productividad incluso mayor que la introducción de la maquina a vapor en la primera revolución industrial.
Debemos tener en cuenta que la digitalización será diferente en función de la actividad o sector en el que nos movemos. Para ello hay que tener en cuenta si los bienes que se comercializan pueden ser 100% digitales o, por el contrario, los bienes son físicos y la digitalización debe ir destinada a actividades secundarias como las tareas administrativas, finanzas, recursos humanos…etc.
Cuando hablamos de transformación digital muchas veces se relaciona con reducción de personal. Sin embargo, los expertos apuntan a lo contrario: la digitalización dentro de las empresas ayuda a aumentar el bienestar, el rendimiento y con ello la productividad de los empleados.
En muchas ocasiones, debido a la falta de digitalización, los trabajadores consumen gran parte de su tiempo en tareas por las que no fueron contratados, provocando falta de motivación y baja rentabilidad por parte de la entidad. Esta situación hace que sea necesaria la digitalización como clave para aumentar la productividad.
Por ello, podemos afirmar que en la transformación digital su principal valor añadido es el aumento de la productividad laboral, pero esta transformación a su vez genera cambios en la forma de trabajar y en la cultura de las empresas.
Este interesante llevar a cabo este proceso de forma paulatina, de esta forma aumentaremos el éxito de la transformación digital dentro de la empresa. De esta manera se dará tiempo a concienciar a los trabajadores para conseguir mantener su motivación y poder realizar las formaciones necesarias. Además, la empresa será capaz de gestionar los cambios de estrategia, tener una planificación y su ejecución empresarial.
Principales beneficios de la digitalización
Gracias a la digitalización dentro de las organizaciones podemos ver los siguientes beneficios producidos directamente en los empleados y la cultura de las empresas:
Trabajadores felices
Para las compañías cada vez es más importante que sus empleados se sientan felices en su puesto de trabajo. Un gran número de estudios revela que una persona feliz en su trabajo es más productiva y su nivel de compromiso con la entidad aumenta, lo que conlleva un beneficio para la empresa.
La productividad de los miembros de la organización aumenta cuando éstos disponen de las herramientas adecuadas para realizar sus tareas optimizando su eficacia.
Flexibilidad laboral
Actualmente los trabajadores dan gran importancia a la posibilidad de flexibilizar sus jornadas laborales, porque con ello pueden conciliar su vida familiar. Gracias a la disposición de herramientas y aplicaciones se obtiene toda la información necesaria en formato digital. El teletrabajo es cada día más extendido ya que con los medios adecuados se puede desarrollar con la misma calidad que en el lugar de trabajo habitual.
Accesibilidad a la documentación
La digitalización nos permite disponer en cualquier momento y en cualquier lugar de la documentación necesaria. Se puede compartir la documentación en plataformas donde se puede dar acceso al departamento o departamentos implicados. De esta forma toda la información relevante para alguien está disponible siempre que lo necesite.
Mayor eficacia
En el día a día de las empresas se realizan diversas tareas monótonas y poco productivas donde se malgasta una gran cantidad de tiempo. Las tareas administrativas son las principales funciones que una entidad necesita digitalizar.
Digitalizar tareas como la firma de documentos, realización y recepción de facturas y muchas otras de esta índole ayudan a mejorar la eficiencia de la organización.
Importancia del impacto digital
Como hemos podido ver la importancia del impacto digital en las empresas es muy grande. La digitalización de las empresas es un proceso de gran impacto para las estructuras organizacionales de una entidad. Es una necesidad de adaptación, supervivencia y evolución que ha generado cambios relevantes en las organizaciones. Esto toma mucho sentido si valoramos el cambio desde todas las expectativas tanto como a la estructura, como a cada empleado o accionista que forme parte de la entidad. Igualmente afecta los valores y cultura de la empresa para la toma de decisiones y a las herramientas que se emplearán en el proceso de transición.
Si hablamos de digitalización y automatización en las empresas, hablamos de Quakki.
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