Da un paso más en tu empresa: el dato único

Implementar una estrategia de dato único mejora la productividad

uno contra muchosLa política de dato único y su impacto en la productividad de la empresa

Uno de los problemas que enfrentan muchas empresas es la duplicación de datos, que almacenamos en diferentes lugares, pero no siempre consistentes. En el trabajo diario, esto suele crear diferentes problemas. Pero, ¿por qué es necesario implementar datos individuales en la empresa? Básicamente, porque nos ayudará a incrementar significativamente la productividad. Tomemos un ejemplo sencillo de obtención de datos de clientes, que es la condición básica para contactar con ellos para vender nuestros productos o servicios. Los datos de nuestros clientes pueden estar en hojas de cálculo, agendas de correo electrónico, teléfonos móviles o en tarjetas que se olvidan en la guantera del automóvil. Si no implementamos una sola estrategia de datos, entonces encontrar el nuevo teléfono del cliente será una pérdida de tiempo. Además, otro problema que podemos encontrar es la diferencia de datos, al final no sabemos cuál es bueno. Esto es muy común cuando usamos archivos guardados en diferentes computadoras o nubes y no sabemos cuál es la mejor versión. Aquí, esto no significa que no haya almacenamiento central, sino de uso múltiple, pero que no lo usamos correctamente. Otro problema que no tiene un solo dato es que nos impide extraer la información, el análisis y la generación de informes necesarios para las mejores decisiones que debemos tomar. Esto complica la obtención de la información correcta, lleva tiempo y finalmente decidimos si la intuición es más ansiosa que los datos. Después de muchas búsquedas, análisis y comparaciones, una empresa decide implementar ERP en la empresa y quiere saber con qué me quiero ocupar. ¿Cómo es exactamente la implantación? ¿Qué pasos debes seguir? Dicen que implementar ERP puede ser un proceso doloroso, ¿verdad? ¿Cómo afectará a mi organización? Si te has hecho todas estas preguntas, entonces debes saber que no hay duda de que la implementación de ERP puede traer el impacto más importante, es decir, la gestión del cambio. Todos los empleados del departamento afectado deben ser conscientes de esto, especialmente los gerentes y usuarios clave. De acuerdo con las recomendaciones de Gartner (empresa de consultoría e investigación en tecnologías de la información), se recomienda organizar una gestión del cambio bien organizada y asignar aproximadamente el 15% de los recursos para la implementación, mientras que solo se suele asignar el 5% de los recursos. Razón de más para que antes, durante y tras la implantación, todos los usuarios tengan una información profunda en cuanto a la utilización del sistema.

Pasos en la implantación de un ERP

Planificación

Una vez que decidas implementar ERP, has elegido las herramientas a implementar y los proveedores que se implementarán, y debes planificar claramente el tiempo de implementación. Para ello, la empresa proveedora deberá informarle de todos los planes a través de un cronograma detallado. En este cronograma se indican todas las actividades que componen el proyecto y sus respectivas fechas de inicio y finalización (al menos fechas estimadas). De esta forma, podrá organizar todos los recursos de acuerdo con estas tareas y comprender el avance del proyecto. Es muy conveniente enumerar en este cronograma los hitos más importantes que pueden involucrar entregas o pequeñas instalaciones, así como demostraciones de productos que se están desarrollando para su verificación.

Consulta y análisis

 El consultor empresarial analiza las funciones que necesita su empresa, por lo que estas funciones deben implementarse en el ERP. Estas funciones se basan en las necesidades actuales de la empresa y otras funciones que quieran tener. Los servicios de consultoría se realizan antes, durante y después de la implementación del ERP. La etapa de consultoría y análisis tiene las siguientes ventajas:
  • Comprender e integrar mejor las operaciones y áreas de la empresa.
  • Obtenga un sistema ERP adaptado a necesidades específicas.
  • Optimizar el proceso de implementación Obtenga mejores resultados de rendimiento de ERP.

Configuración y parametrización

 En la fase de configuración y parametrización, el hardware y el software se instalarán según el “diseño” de la solución creada en la fase anterior. La configuración y parametrización inicial son fundamentales para preparar el ERP y adaptarlo a las necesidades y flujo de trabajo de la empresa en función de los modelos de negocio actuales y los nuevos requisitos futuros. A través de este paso, se pueden fusionar nuevos procesos y nuevas funciones para hacer que las operaciones de ERP sean consistentes con las necesidades de la empresa. Durante el proceso de instalación del software, generalmente se prueba en una versión de prueba. Esta prueba tiene como objetivo comprender cómo funciona la solución final e integrarla después de que el gerente de la empresa lo confirme, esto es muy común.

Migración de datos

El sistema ERP se caracteriza por integrar datos de diferentes áreas de la empresa para resolver el concepto de datos únicos y desarrollos múltiples. Para ello, los datos deben ser correctos. La implementación de ERP suele traer dificultades derivadas de la migración de datos en el sistema anterior. La calidad de los datos a migrar y las diferentes codificaciones del sistema anterior requieren un esfuerzo para identificar correctamente la fuente de cada dato, depurarlo e insertarlo en la nueva base de datos ERP. La migración de datos se convierte en uno de los pasos más importantes al implementar ERP, porque puede ser un capítulo importante en el presupuesto general para la implementación. Las razones son: falta de conocimiento del modelo de datos de inicio, redundancia, falta de integridad o errores por falta de integración del programa de inicio.

Entrenamiento

Todo el personal que utilizará ERP debe recibir capacitación. La razón clave para ofrecer programas de formación a los usuarios que utilizan ERP es asegurarse de que se sientan cómodos con el sistema y aumentar su experiencia y conocimientos. Uno de los principales problemas que encuentran los implementadores de software ERP es el hábito de utilizar aplicaciones a las que los trabajadores están acostumbrados. Por eso la formación es tan importante. Los usuarios deben estar familiarizados con el funcionamiento y el funcionamiento del nuevo sistema antes de poder utilizarlo. El contenido del plan de formación de usuarios de ERP debe centrarse en la lógica, los conceptos de software, las funciones y las prácticas. La mayor parte de la formación se realiza mediante software experimental que se ha practicado anteriormente.

Puesta en marcha y soporte

Este es el último paso en la implementación de ERP. Estamos en la etapa final, cuando los empleados ahora pueden aprovechar al máximo la herramienta y siempre cuentan con el apoyo del equipo de implementación del proveedor. En esta etapa final se realizará el inicio del ERP y el soporte al usuario.

Monitorización

Siempre hay margen de mejora, por lo que los posibles ajustes del sistema deben evaluarse constantemente. Al final de la implementación, lo más común es firmar un contrato de servicio de mantenimiento con el proveedor de ERP para que este pueda dar soporte a las sospechas de los usuarios, actualizaciones del sistema o posibles fallas. Cuando la empresa ya está operando con nuevas herramientas y se han ingresado datos en el ERP, los resultados obtenidos se pueden comparar con las metas y KPIs marcados al inicio. Al fin y al cabo, no implantar una política de dato único nos va a generar problemas de productividad. Muchas veces ya no se trata de invertir en nuevas herramientas, sino en utilizar las que tenemos disponibles de forma correcta, un servidor un ERP o un CRM son algunos ejemplos de herramientas donde estructurar los datos para que la información trabaje para nosotros. Quakki facilita la estrategia de dato único gracias a sus posibilidades de integración con otros sistemas.

Escribe un comentario

Tu dirección de email no será publicada. Los campos con * son obligatorios