Política de dato único. Integra tus softwares

El principal problema que suelen tener muchas empresas es la gran cantidad de datos duplicados que hay guardados en diferentes lugares y que en muchas ocasiones no coinciden

redEl principal problema que suelen tener muchas empresas es la gran cantidad de datos duplicados que hay guardados en diferentes lugares y que en muchas ocasiones no coinciden. Esto presenta un grave problema a la hora de trabajar.

Un ejemplo puede ser tener los datos de nuestra cartera de clientes en diferentes soportes como en una hoja de Excel, en la agenda del teléfono móvil o el correo electrónico o incluso en tarjetas físicas. Para poder saber cuál es el nuevo teléfono donde poder localizar a un cliente supondrá una pérdida de tiempo, buscando en los diferentes lugares. Sin embargo contando con una política de dato único toda la información la tendremos centralizada y actualizada.

Otra situación que se puede dar es que si no contamos con una política de dato único podremos discrepar de cuál es el dato correcto si en diferentes listas aparece un dato diferente, donde nos supondrá una duda saber cuál es el bueno o el más actual. Esto es algo bastante común que suele ocurrir cuando trabajamos con diferentes listados y no se actualiza la información de todos los listados que puedan existir, no saber que versión es la buena.

Además al no contar con dato único dificulta poder analizar los datos y extraer información para poder tener informes que se pueden necesitar para tomar  las decisiones más adecuadas para la empresa. Esto hace que obtener la información correcta sea complicado, tardemos más tiempo y si hay prisa acabemos tomando decisiones por intuición en vez de por datos que verifiquen las decisiones a tomar.

No contar con una política de dato único va a generar problemas de productividad. Por ello debemos plantearnos las preguntas de  ¿Qué es la política de dato único? ¿Por qué es necesario implantar una política de dato único en la empresa?

¿Qué es la política de dato único?

La política de dato único consiste en introducir la información una sola vez y reaprovechar o retroalimentar, sin cometer posibles errores o en duplicar los datos.

Cualquier solución que ayude a aumentar la productividad en una organización debe considerarse una inversión y no como un coste. Gracias a la automatización del dato único nos ayudará a optimizar la gestión de los procesos.

La cabida de esta solución para automatizar y optimizar la gestión de los procesos, incurre en la productividad de los trabajadores implicados ya que estas personas podrán dedicar más tiempo a tareas que puedan aportar más valor a la compañía. Además poder contar con una solución eficaz contribuye a poder realizar un análisis de información esencial para el buen funcionamiento del negocio.

¿Cómo podemos integrar los softwares para tener una política de dato único?

La utilización generalizada de softwares en las empresas ha convertido al programa ERP “Planificación de Recursos Empresariales” la pieza fundamental en la que se basa cualquier negocio. Por su adaptabilidad y sus funciones son las características más destacadas.

Un ERP es un conjunto de aplicaciones de software integradas, que permite automatizar la mayoría de tareas de una empresa, centralizando y facilitando el acceso a la información de todos los departamentos que dispone: compras, producción, logística, finanzas, recursos humanos, marketing, atención al cliente… etc.

Un software ERP permite la posibilidad de implementar aquellas funcionalidades que necesita en todo momento la empresa sin limitar el crecimiento ni las necesidades de la empresa.

La función básica y esencial de contar con un ERP es centralizar y unificar los datos procedentes de los distintos departamentos, de esta forma se evita la duplicidad y accesibilidad, para contar con una política de dato único.

Principales beneficios de la política de único

  • Optimización de los procesos de gestión

La coherencia, homogeneidad de los datos e interacción entre las distintas áreas de la empresa desde una única herramienta, permite mejorar el desempeño (eficiencia y eficacia) de la organización.

  • Mejora el proceso de toma de decisiones

La centralización de la información, mejora de su calidad y disponibilidad en tiempo real, agilizan y mejoran  los tiempos de respuesta.

  • Seguridad de datos

Todos los datos de la empresa se encuentran en una única base de datos, con un acceso protegido y restringido por usuario, facilita y simplifica las labores de mantenimiento.

  • Mayor control y trazabilidad

Cualquier interacción en el ERP queda registrada, permitiendo realizar un seguimiento exhaustivo o auditoría del dato, proceso o documento.

  • Automatización de tareas

Las tareas periódicas o repetitivas pueden automatizarse para reducir al mínimo la dedicación de recursos y centrarse en aquellas más productivas.

¿Por qué es necesario implantar una política de dato único?

El objetivo principal de usar un ERP para poder llevar a cabo la política de dato único no es tanto cambiar la forma de trabajar, es más bien poder responder a los clientes con la información veraz y en poco tiempo. Poder conocer donde si encuentra un pedido o producto, o saber que ha sucedido con la mercancía es una necesidad imprescindible para los clientes y las empresas.

Realizar una inversión para poder implantar la política de dato único además de merecer la pena es necesaria para poder competir con la competencia, ya que:

  • A mayor rapidez de trabajo, mejor opinión sobre la empresa y mayor capacidad de volumen de pedidos.
  • La inversión se recupera en poco tiempo.
  • El ahorro de tiempo es una mejora en la eficacia de cada trabajador.
  • Su uso es muy sencillo y fácil.

La digitalización de los procesos a través de la transformación digital hará posible implantar una política de dato único. Esto significará para la empresa poder anticiparse a los problemas que puedan surgir. Además con el aumento de eficiencia conseguida, la disminución de errores y la reducción de tareas, permiten disminuir los costes empresariales y ganar en competitividad.

La política de dato único nos va a proporcionar principalmente para mejorar la accesibilidad y conectividad, actualización en tiempo real, reducción de plazos y favorecer la toma de decisiones. Con todos estos beneficios mejoramos la productividad y la rentabilidad de la empresa. Quakki favorece la política de dato único.

 

 

 

 

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