Guía para una correcta aplicación e interpretación de la retención en una nómina

La retención al Impuesto de la Renta de las Personas Físicas (IRPF) es una de las deducciones que aparecen en prácticamente todas las nóminas.

Recordemos que la nómina es un documento que nace dentro de la relación laboral: empresa- trabajador, la cual es entregada a los trabajadores de forma física o digital. En dicho documento aparecen detalladas las percepciones salariales que se devengan en favor del trabajador, conceptos salariales que analizamos en el post: “Guía para la correcta elaboración e interpretación de nóminas”. Dentro de todos los apartados que una nómina posee, hoy vamos a analizar más a fondo las retenciones que la empresa está obligada a retraer de la nómina de su trabajador, según la legislación vigente.

Si al salario bruto le restamos las cotizaciones y retenciones obtendremos el salario neto.

Según la normativa vigente, la empresa tiene obligación de detraer de la nómina un % de retención. Es decir, la empresa lo que hace es, en nombre del trabajador, adelantar a Hacienda una cantidad de dinero (variable según el % de retención que corresponda aplicar al trabajador), y así cuando el próximo año el trabajador haga la declaración de la Renta podrá verificar si ha pagado de más. Si paga de más sale a devolver y si paga de menos sale a pagar.

De acuerdo a lo citado en el párrafo anterior, no se puede exigir a la empresa ni que se practiquen retenciones por un importe menor a lo que al trabajador le pertenece o que directamente no nos retengan nada. Lo único que se le puede pedir a la empresa es un aumento del % de IRPF mediante el Modelo 145.

Lo habitual es que las retenciones que normalmente viene realizando la empresa se hagan con la finalidad de que cuando llegue final de año el trabajador no deba nada a Hacienda.

¿Qué porcentaje es correcto que retengan al trabajador?

La cuota de retención que se han de practicar al salario anual que percibe un trabajador viene reflejado en una tabla, concretamente en el artículo 85 del RD 439/2007:

Aunque la percepción anual del trabajador se encuentre dentro de estos tramos, cabe la posibilidad de que estos porcentajes de retención varíen en función de la situación personal del trabajador y tipo de contrato (temporal o fijo).

El Impuesto de la Renta de las Personas Físicas es un impuesto que se caracteriza por su progresividad, es decir, tal y como hemos citado el % va incrementándose a medida que se incrementan los ingresos y se aplica salvaguardando los escalones, es decir, una persona que perciba 20.000€/anuales, no va a tributar por todo su salario al 24%, sino que los 12.450€ los tributa al 19% de retención y los 7.550€ tributa al 24% de retención.

Estos cálculos indicados son aproximados ya que aquí solo hemos tenido en cuenta el salario bruto, sin tener en cuenta situaciones particulares, como por ejemplo que el trabajador tenga discapacidad reconocida. Adicionalmente, el porcentaje puede variar un poco dependiendo de la comunidad autónoma en la que estemos.

¿Cuándo se puede aplicar un porcentaje de retención más bajo?

Es posible aplicar un % de retención más bajo cuando concurran una o alguna de las siguientes circunstancias particulares:

• El trabajador tiene reconocido un porcentaje de discapacidad mayor al 33%.
• El trabajador tiene hijos.
• El trabajador está casado y su cónyuge no obtiene rentas superiores a 1500€.
• El trabajador tiene ascendientes mayores de 65 años o menores de esa edad con discapacidad y conviven con él.
• En caso de que el trabajador pague una pensión compensatoria a favor del cónyuge o prestación por alimentos en favor de los hijos.
• Cuando el trabajador ha adquirido o rehabilitado una vivienda habitual antes de 2013.
• Si el contrato del trabajador es temporal.

¿Cómo puedo calcular el porcentaje de retención que me tiene que aplicar la empresa?

Mediante la utilización de la calculadora de la Agencia Tributaria, mediante el enlace: https://www2.agenciatributaria.gob.es/wlpl/PRET-R200/index.zul

¿En qué situaciones no se retiene nada al trabajador?

Las situaciones en las que la empresa no está obligada a retener al trabajador vienen reguladas en el artículo 81 del RD 439/2007. Según lo establecido en el citado artículo, estarán exentos de gravamen los trabajadores que no superen el importe anual establecido en la siguiente tabla, la cual va en función del número de hijos y otros descendientes y de la situación del trabajador:

 ¿Qué se retiene en los contratos temporales?

El artículo 86.2 del Reglamento del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas indica que para los contratos cuya duración sea inferior el % de retención a aplicar es del 2%. Cuando ya el contrato tenga una duración superior al año (365 días) o se proceda a trasformar un contrato temporal en indefinido, se debe proceder a regularizar el % de retención aplicado y dejar de aplicar el 2% de retención.

¿Qué es el certificado de retenciones?

Anualmente, la empresa tiene la obligación de emitir un certificado que justifique las retenciones que han sido aplicadas en el año anterior. Si estamos en el año 2021, el certificado de retenciones será el de las retenciones practicadas durante 2020.

El certificado de retenciones tiene que ser entregado, de forma obligatoria, antes de abril (antes del inicio de la campaña de presentación de la renta sobre las Personas Físicas).

¿Por qué motivos se aumenta la retención de la nómina a final de año?

Esta subida considerable a finales de año (o solo en diciembre) del % de retención aplicada se realiza con la finalidad de regularizar lo percibido durante todo el año y así dejar regularizada la situación del trabajador.

Es necesario hacer regularización en los siguientes casos:

• Error de la empresa a la hora de aplicar el % de Retención.
• Debido a que el trabajador ha pasado de un contrato temporal a uno indefinido.
• Cambio de la situación personal del trabajador.
• Aumento de las retribuciones de las inicialmente previstas, estas podrían ser: por subidas de sueldo, por inclusión en nómina, un incentivo de productividad que no estaba previsto, …
• Cuando el trabajador posee un salario variable, como puede ser el supuesto de una distribución irregular de la jornada en la que por ejemplo todos los meses cobra 800€/brutos/mes, excepto los meses de julio y agosto que cobra 1000€/brutos/ mes.

¿Cuándo presentar el Modelo 145?

Es obligatorio entregar el modelo 145 todos los años para que la empresa actualice la situación de sus empleados y aplique el % de retención en su nómina de forma correcta. Por tanto, la empresa calcula las retenciones en base a los datos que le facilita el trabajador, si el trabajador no facilita bien los datos la responsabilidad será suya.

Del mismo modo, el modelo 145 debe aportarse cuando se incorpore un nuevo trabajador a una empresa con el fin de conocer su situación personal y aplicar el % de retención que le corresponda.

Finalmente, cuando cambian las circunstancias personales del trabajador que afecten al % a retener (que el trabajador sea padre, que le reconozcan una incapacidad, que pase a ser familia numerosa, que comience a tener un mayor a su cargo, …) lógicamente, es competencia del trabajador informar a la empresa de dichos cambios, mediante el modelo 145.

¿Tienes informatizada la gestión del modelo 145 para generar las retenciones en nómina o continúas gestionando el modelo 145 de forma manual? ¿Imaginas tener una herramienta en la que el trabajador solo tenga que rellenar su situación personal y que te permita tener el modelo 145 de forma digitalizada?

¿Qué ventajas ofrece la digitalización del modelo 145?

Poseer una herramienta que permita la digitalización del modelo 145 supone múltiples ventajas: reducción de burocracia, que conllevaría una mejor gestión del tiempo en la consulta de datos, ahorro de espacio, reducción de la huella de carbono, mayor agilidad y rapidez, mejora de la productividad … entre otros múltiples beneficios.

¿Posees una herramienta adecuada que te permita digitalizar tus nóminas? Quakki es la respuesta.