Guía para la correcta elaboración e interpretación de nóminas

El contenido de una nómina tiene que ser sencillo, claro y estar desglosado por conceptos

Todas las nóminas son bastante semejantes, esto se debe a que las empresas tienen que seguir un modelo oficial. Según la jurisprudencia del Tribunal Supremo, Sentencia del 17 de enero de 2019, el contenido de una nómina tiene que ser sencillo, claro y estar desglosado por conceptos, con la finalidad de facilitar el cálculo desglosado de cada concepto de la nómina.

La nómina se puede facilitar por los equipos de recursos humanos al empleado en papel o formato digital, lo ideal es hacerlo mediante formato digital, para reducir burocracia y poder reducir la huella de carbono.

¿De qué partes se compone una nómina?

El encabezado

Es imprescindible, por un lado, los datos que identifican a la empresa (Nombre, CIF y Código de Cuenta de Cotización en la Seguridad Social), y, por otro, los datos que identifican al trabajador (Nombre, Apellidos, DNI, nº de la Seguridad Social, grupo de cotización, puesto de trabajo y antigüedad).

Trascurrido un tiempo, los únicos datos del encabezado que pueden variar serían: el puesto de trabajo y el grupo de cotización del empleado. Un supuesto en el que podría variar el puesto es en un ascenso.

En lo que respecta a los conceptos de: antigüedad y fecha de ingreso. Hay nóminas que no distinguen entre ambos conceptos y solo tienen antigüedad. En otros casos hay nóminas que si posen ambos conceptos. Esto solo sucede en casos en los que se produce una subrogación de una empresa a otra, en este tipo de supuesto, la fecha de antigüedad es más remota que la fecha de incorporación, y a efectos salariales computa el concepto de antigüedad.

Por tanto, la identificación de empresa y trabajador es la que aparece reflejada en el encabezado de la nómina.

El periodo de liquidación

Indica el periodo a abonar, este puede ser por el mes completo: del 1 al 31 de julio = 31 días a abonar; o por un periodo concreto: del 1 al 9 de julio = 9 días a abonar.

Finalmente, cada empresa realizará el cómputo de los días de forma diferente, dependiendo de si esta se acoge a un Convenio Colectivo o al Estatuto de los trabajadores, por tanto, los meses completos se pueden indicar de 3 formas:

  • Todos los meses tienen un total 30 días, independientemente de los días naturales que tenga el mes.
  • La nómina se computa por días naturales, los meses que tengan 31 días habrá un total de 31 días, los meses que tengan 30 días tendrán un total de 30 días, …
  • Según el número de días laborables que tenga el mes, procediendo a descontar días descanso y festivos.

 

Retribuciones salariales.

Las retribuciones salariales son todas aquellas percibe el trabajador por sus servicios. Compuesto mínimo, por el salario base.

En los casos en los que el trabajador tenga Convenio Colectivo, el salario base no podrá ser inferior a lo indicado en el Convenio. Si el trabajador se rige por el Estatuto de los trabajadores (no tiene Convenio), el salario base nunca puede ser inferior al SMI (base). Desde el 1 de enero de 2020, el Salario Mínimo Interprofesional (SMI), se encuentra fijado en una base de 950€/brutos/mes, si prorrateamos de forma mensual sus 2 pagas extra sería una cuantía de 1108.33€/brutos/mes, cuantía mínima a abonar.

Dependiendo de la forma retributiva fijada pueden aparecer otros conceptos, tales como los siguientes:

  • Paga extra: La paga extra puede abonarse de dos formas:
    • En dos pagos (dos pagas extras): Por ejemplo, una paga extra en junio y la otra paga en diciembre.
    • Paga prorrateada de forma mensual: En este caso, el total de la suma de las dos pagas extra se reparte en doce meses.

Estas dos formas son las más comunes, pero pueden existir variaciones establecidas en Convenio Colectivo.

  • Antigüedad: Pudiendo ser esta por quinquenios, trienios y sexenios.
  • Otros complementos: Plus de trasporte, horas extras o complementarias, mejoras voluntarias, incentivos al trabajador o incentivos nómina: de nocturnidad, de festividad, productividad, puntualidad, etc.

Si un trabajador se rige por Convenio Colectivo, es aconsejable que consulte las tablas salariales para ver si está cobrando según lo establecido en éstas o por si no se le están incluyendo complementos que le pertenezcan al trabajador y estén establecidos en el Convenio.

Cada vez es más común que las empresas establezcan un plan de incentivos laborales, con la finalidad de motivar a sus trabajadores y aumentar la productividad. Debido a ello se establecen, paralelamente, una serie de incentivos y objetivos en los que se premia, por ejemplo, mediante incentivos por trabajo en equipo e incentivos individuales.

Retribuciones no salariales

También llamados incentivos no económicos, sirven para saldar normalmente pagos previos que haya desembolsado un trabajador, las más habituales son complementos como: dietas, suplidos, plus de trasporte, etc.

Deducciones y retenciones

La empresa está obligada a retraer de la nómina de su trabajador, tanto cotizaciones (destinadas a la Seguridad Social) como retenciones (destinadas a Hacienda).

-La cotización a la Seguridad Social se compone por: La cuota obrera, que corre a cargo del trabajador y la cuota patronal, que corre a cuenta de la empresa.

Hay diferentes tipos de cotización, y vienen desglosados en la nómina: por contingencias comunes, por desempleo, por formación, por horas extra. El porcentaje de esta deducción se indica en la propia nómina, y depende de la legislación vigente.

Retención del IRPF, es un pago a cuenta que la empresa adelanta e ingresa a Hacienda, en nombre del trabajador, respecto a la declaración del IRPF de la renta del año siguiente, El % a retener en la nómina dependerá de las circunstancias personales de cada trabajador.

¿Qué es el salario neto?

Salario Neto = Todas las percepciones salariales y no salariales – Total de deducciones (Cotizaciones y retenciones).

¿Qué cotiza en mi nómina para futuras prestaciones?

El importe cotizado para futuras prestaciones, tales como: prestación por desempleo, incapacidad temporal, jubilación, etc., es la cuantía expresada bajo la nomenclatura de contingencias comunes.

Consejos al recibir/enviar la nómina

Las nóminas se pueden entregar en papel a cada trabajador o a través de formato electrónico, por ejemplo, descargándolas desde la plataforma corporativa de la empresa.

Para reducir la burocracia es interesante, tanto para el trabajador como para la empresa, poseer una herramienta que permita almacenar, consultar y descargar las nóminas, ya que son un documento esencial para realizar cualquier reclamación por parte del trabajador. para la empresa es también un documento vital, ya que es una prueba del salario que ha sido abonado al empleado, acompañándolo de su correspondiente justificante de pago o recibí del trabajador.

Si la gestión de nóminas no posee un correcto workflow, la producción puede mermar y no podremos reducir gastos de la empresa, ya que duplicaremos procesos.

Lo más recomendable para la Gestión de Recursos Humanos, es tener un software empresarial que sea rápido y eficaz, porque cuanto más rápido gestiones las nóminas de tus empleados, más tiempo tendrás para dedicarlo a otros asuntos de tu empresa. Ahora con las nuevas tecnologías se han desarrollado programas de software que te permiten gestionar nóminas a cualquier hora y en cualquier lugar, desde un ordenador, una Tablet o desde un móvil. Y es que gestionar la nómina de forma manual, puede conllevar posibles errores en la captura de la información, y una pérdida valiosa de tiempo.

Todo el documento de la nómina, desde el encabezado hasta la parte inferior, incluye datos y campos que deben ser entendidos por el trabajador.

¿Y si pudieras tener acceso al fichaje, de todos los empleados, en cualquier momento y a cualquier hora? ¿Y si gracias a ese conocimiento tan exhaustivo del fichaje pudieras sacar un informe, en tiempo real, que te desglosara, por horas extra, las horas a incluir en nómina a cada trabajador? Es posible y la solución se llama Quakki.

Te supondría crear un workflow para la gestión de nóminas que reduzca tiempos muertos y duplicidad de procesos, y dedicarte, como buen Departamento de Recursos Humanos, a lo que verdaderamente importa, las personas.

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