Firmar desde cualquier lugar del mundo es posible

La firma electrónica se ha convertido en una necesidad para que el trabajo pueda seguir adelante acortando las distancias y facilitando el teletrabajo para poder seguir siendo productivos

En los últimos tiempos vivimos en un mundo cada vez más interconectado, además, desde el inicio de la pandemia que estamos viviendo, en las empresas la firma electrónica se ha convertido en una necesidad para que el trabajo pueda seguir adelante acortando las distancias y facilitando el teletrabajo para poder seguir siendo productivos.

Las relaciones comerciales la mayoría de las veces se realizan a distancia de manera digital, ya que las empresas expanden sus operaciones a un escenario internacional para poder llegar a mayor número de clientes.

Por ello, disponer de firma electrónica en las empresas nos ayuda a poder firmar cuando quieras, donde quieras y como quieras. De esta forma, se puede enviar documentación a clientes, empleados, proveedores o cualquier persona vinculada a tu empresa para firmar de manera digital y así poder agilizar todos los procesos.

Es importante contar con un software que nos proporcione una firma con un sistema legal robusto, que dé validez a los certificados de firma electrónica avanzada en los distintos países.

Tipología de leyes en firma electrónica y tipos de firma electrónica

Las leyes de cada país son distintas y, por tanto, conceden diferentes soportes legales a las firmas electrónicas. Por ello haremos una división teniendo en cuenta las definiciones expuestas anteriormente, de esta forma podremos ver la apertura o restricciones legales que tiene cada una para firmar documentos.

Minimalista

En la ley minimalista la firma electrónica tiene la misma validez que la firma manuscrita, siempre y cuando el emisor y receptor estén de acuerdo en la utilización de la firma electrónica. En este caso el proceso de identificación de la persona firmante es muy simple, no se incluyen datos biométricos ni procesos criptográficos.

De dos niveles

En este modelo la firma digital tiene la misma validez que la firma manuscrita, pero en este caso la forma electrónica cuenta a demás con un soporte legal. Están basados en el modelo de ley sugerido por la Comisión de las Naciones Unidas para el Derecho Mercantil Internacional.

Los países que utilizan este modelo, permiten a las organizaciones poder elegir la firma o firmas que más se adaptan a sus necesidades o negocio.

Uncitral-B

Los países que se rigen por esta modalidad de ley establecen que cuando se requiere la firma de un documento, únicamente será permitido el uso de firma electrónica avanzada.

Prescriptiva

El uso de firmas tanto simples como avanzadas se rige por leyes restrictivas y específicas de cada país. Sólo son validas las firmas que fueron creadas por un proveedor de certificados aprobado por el gobierno de ese país. A menudo no hay enunciados que pongan en conocimiento la exigibilidad de las formas electrónicas simples, por lo que permite a las partes poder especificar la forma en la que quieran firmar un acuerdo.

eIDAS

Eidas o Electronic Identification, Authentication and Trust Services es el reglamento de firma electrónica utilizado en todos los países miembro de la Unión Europea que se implantó en julio de 2016.

  1. Firma electrónica simple. La ley establece que no se debe denegar a una firma electrónica el efecto de legal y la admisibilidad como evidencia en los procedimientos legales basándose únicamente en el hecho de que está en formato electrónico.
  2. Firma electrónica avanzada. Permite la identificación y autentificación únicas del firmante de un documento para la verificación de la integridad del acuerdo firmado, normalmente a través de la emisión de un certificado digital por una autoridad certificadora a ese firmante.
  3. Firma electrónica cualificada. Al igual que la firma electrónica avanzada, la firma electrónica cualificada está relacionada de manera única al firmante. La diferencia es que esta firma está basada en certificados cualificados. Estos certificados sólo pueden ser emitidos por una autoridad certificadora acreditada y supervisada por los miembros de la UE. A pesar de ser el principal objetivo del Reglamento Europeo nº 910/2014 el de atribuir a la firma electrónica la misma validez legal que la firma manuscrita, solo la firma electrónica cualificada puede garantizar esta equivalencia. Por lo que es importante especificar que la firma electrónica avanzada que se menciona es realmente una firma electrónica simple.

Firmar electrónicamente con personas de otros países

En España, para poder firmar documentos con otras personas de otros países de manera electrónica es necesario contar con la firma electrónica cualificada.

Para conseguir este tipo de firma es necesario cumplir con las siguientes características:

  • Identificar al firmante
  • Verificar la integridad del documento
  • Garantizar el no repudio
  • Contar con la participación de un tercero de confianza
  • Estar basada en un certificado reconocido.

¿Qué procesos hay que seguir para firmar documentos a nivel internacional?

En la actualidad, tanto las empresas como particulares tienen la posibilidad de firmar documentos a nivel internacional utilizando las plataformas digitales con las que cuenten. El firmante y el receptor deben contar con certificado de firma electrónica e intercambiar el documento para estar firmado por ambas partes.

Hay que tener en cuenta que hay ciertos documentos que no son posibles firmar a través de firma electrónica. En general, todos los países cuentan con restricciones similares. Los documentos que no cuentan con la aprobación de firma digital son los siguientes:

  • Transferencias de bienes e inmuebles
  • Herencias
  • Poderes notariales

Por lo tanto, para poder utilizar la firma electrónica o digital desde cualquier lugar del mundo debemos tener en cuenta las leyes de cada país. Para ello debemos contar con un soporte jurídico de la legislación de los países que deben firmar el documento. Quakki te ofrece firma electrónica cualificada GRATIS.

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