Cómo hacer un contrato de trabajo paso a paso

Para poder formalizar un contrato de trabajo es necesario saber una serie de requisitos para su correcta elaboración. Esto es imprescindible para gestores y técnicos del área de recursos humanos de las empresas.

Existen numerosas definiciones del contrato de trabajo, entre ellas la que define el portal PYME en la página web del Ministerio de Industria, Comercio y Turismo, donde indica que es el acuerdo entre empresario y trabajador por el que éste se obliga a prestar determinados servicios por cuenta del empresario y bajo su dirección, a cambio de una retribución.

¿Qué debemos hacer antes de elaborar un contrato de trabajo?

Antes de nada, debe haber una negociación entre empresa y empleado donde se marcarán y fijarán todos los aspectos a tener en cuenta en el contrato de trabajo, como el tipo de contrato, las funciones a realizar, el periodo de contratación, el tipo de jornada, horarios, así como la cuantía a retribuir,  entre otros. Quakki facilita el registro de todos esos datos, la configuración y firma del contrato, así como la implicación del nuevo empleado en la empresa desde el primer momento a través del onboarding.

¿Quién puede contratar y quién puede ser contratado?

Nuestra normativa indica que podrá contratar cualquier persona física mayor de 18 años y con plena capacidad de obrar y podrán ser contratadas todas aquellas personas que sean:

• Mayores de 18 años con plena capacidad para obrar.

• Mayores de 16 años que vivan de forma independiente, con autorización del tutor legal.

Una vez que empresa y empleado han fijado los términos de su acuerdo, la empresa deberá redactar el contrato de trabajo. Para ello deberemos saber qué tipos de contratos existen en España. Podemos clasificarlos en cuatro tipos:

• Contrato indefinido: su característica fundamental es que no tiene fecha de fin en el tiempo. Pueden ser a jornada completa, parcial y para servicios discontinuos.

• Contrato temporal: son aquellos que a diferencia del anterior sí sabemos cuándo van a finalizar (duración determinada). Pueden ser también a jornada completa o parcial.

• Contrato para la formación y el aprendizaje: el objetivo de este contrato es favorecer la inserción en el mundo laboral de personas jóvenes que carezcan de una cualificación profesional.

• Contrato en prácticas: con este contrato se da la posibilidad de contratar a empleados para que obtengan práctica profesional adecuada al nivel de estudios cursados.

Una vez que ya sabemos qué tipo de contrato es el adecuado, lo siguiente que debemos hacer es empezar a completar la información que por defecto se nos pide en el modelo habilitado del contrato de trabajo.

En España todos los contratos de trabajo existentes tienen un modelo oficial. Podemos acceder a ellos y descargarlos de forma individual desde la página oficial del SEPE en su apartado Modalidades de Contratos.

Características y proceso de elaboración de un contrato de trabajo

Todo contrato que realicemos debe formalizarse por escrito y debe incluir los siguientes datos:

• Datos de identificación de la empresa: el CIF/NIF/NIE de la empresa, los datos del representante legal de la misma, los datos de la cuenta de cotización y datos del centro de trabajo al cual vamos a asociar al trabajador.

• Datos del trabajador, así como su nombre completo, NIF/NIE, fecha de nacimiento, número de afiliación a la seguridad social, nivel formativo, nacionalidad, municipio y país del domicilio.

En el caso de que el trabajador sea menor de edad o requiera de autorización expresa para llevar a cabo la formalización del contrato de trabajo, bastará con indicar los datos de su asistente legal y reflejar en calidad de qué actúa.

Información común a todos los contratos de trabajo

Si descargásemos todos los modelos oficiales veríamos que existe una información que tenemos que cumplimentar. A continuación, la detallamos:

• Puesto a desempeñar y categoría profesional en la que se encuentra.

• Ubicación del centro de trabajo donde el empleado va a prestar sus servicios.

• Jornada laboral, indicando si se va a realizar a tiempo completo o parcial (n.º total de horas), así como la distribución de la misma.

• Duración del contrato, pudiendo ser indefinido en el tiempo o de duración determinada. En esta segunda opción debemos incluir tanto la fecha de inicio como la fecha de fin.

• Periodo de prueba. La empresa podrá establecer como periodo máximo la cantidad de seis meses para técnicos titulados y de dos meses para el resto, como norma general.

• Retribuciones a percibir por parte del trabajador de acuerdo a sus servicios detallando. También se incluirán todos los complementos, así como el salario, pluses…, etc. Del mismo modo, se reflejará con qué periodicidad va a recibirlas: diaria, semanal o mensual.

• Vacaciones. Se establece una duración como mínimo de 30 días naturales al año, pudiendo ser mejorada por aplicación de convenios colectivos o por pacto entre ambas partes.

• Convenio Colectivo. Este apartado deberá ser rellenado cuando la empresa se acoja a un determinado convenio colectivo sobre la actividad que desarrolla el empleado

• Comunicación al Servicio de Empleo Público. En este apartado la empresa tiene que indicar ante qué oficina del SEPE va a comunicar la formalización del contrato de trabajo.

Una vez cumplimentado todo lo anterior, procederemos a rellenar la parte más específica de un contrato de trabajo: las cláusulas específicas y las cláusulas adicionales que se requieran. De esta forma se completa todo el acuerdo que se haya negociado entre la empresa y el trabajador.

Por último, en toda formalización de un contrato de trabajo se debe proceder a indicar el lugar y la fecha del mismo, así como las firmas del representante legal de la empresa y del trabajador o del representante legal del trabajador en aquellos casos que se requieran.

Este acto debe ser realizado con anterioridad o el mismo día de la fecha de inicio del contrato de trabajo, no siendo posible llevarlo a cabo con efecto retroactivo, tal y como establece la normativa actual.

En el pie de todos los modelos de contrato de trabajo veremos por seguridad jurídica una indicación que nos muestra que el documento debe ser firmado en el margen izquierdo de cada una de sus hojas para evitar manipulaciones que puedan provocar futuras controversias.

Una vez que el contrato de trabajo esté firmado por cada una de las partes, se deberá entregar a cada una de ellas copia original, adjuntando la empresa copia de los documentos requeridos.

Tanto si eres un empresario que quiere contratar,  como si eres un trabajador que va a firmar su contrato de trabajo, esta guía te ayudará a saber qué información refleja un contrato de trabajo y a qué se compromete cada parte. Quakki facilita el procedimiento de contratación en tu empresa.