Cómo crear un diagrama de flujos de trabajo

A cualquier empresa le gusta hablar de mejorar sus procesos, pero muchas veces no tenemos claro cómo organizarnos internamente. En este post vamos a explicar cómo hacerlo ayudados de un diagrama de flujo

A cualquier empresa le gusta hablar de mejorar sus procesos, pero muchas veces no tenemos claro cómo organizarnos internamente. En este post vamos a explicar cómo hacerlo ayudados de un diagrama de flujo. Debemos ser conscientes de la importancia que tienen los procesos en cualquier organización ya que éstos lo son todo en cualquier negocio. Tener unos procesos robustos, ágiles y eficientes es algo básico para cualquier empresa. Pero, ¿cómo estudiar un proceso?, ¿qué estudiar y por dónde empezar? En este artículo os explicamos con detalle cómo puedes hacerlo mediante una de las mejores herramientas al respecto, un diagrama de flujo.

¿Qué es un diagrama de flujos?

En esencia un diagrama de flujos es una representación gráfica de un proceso. Se trata de representar los pasos que sigue un proceso desde que se inicia hasta que se termina y para ello se utilizan una serie de elementos visuales que te ayudan a dibujar cada paso que sigue un proceso. El diagrama de flujo ofrece una descripción visual de las actividades implicadas en un proceso mostrando la relación secuencial ente ellas, facilitando la rápida comprensión de cada actividad y su relación con las demás, el flujo de la información y los materiales, las ramas en el proceso, la existencia de bucles repetitivos, el número de pasos del proceso o las operaciones de interdepartamentales. En gestión de la calidad es una herramienta básica para la representación de los macroprocesos, procesos, subprocesos y/o tareas. Ofrece una valiosa información a simple golpe de vista para aquel que sepa interpretarlo (no es necesaria una gran formación para interpretar un diagrama de flujo). Por otra parte es una herramienta igualmente valiosa para el análisis dado que muestra  los elementos básicos de la actividad eliminando elementos superfluos.

Características de un diagrama de flujos de trabajo

Los diagramas de flujo son una herramienta muy utilizada para representar y estudiar los procesos de cualquier organización debido a una serie de características:
  • Es una herramienta sencilla de usar con un mínimo de formación/capacitación para dibujarlos e interpretarlos
  • Representa visualmente una forma esquemática de todos los pasos por los que atraviesa un proceso.
  • Se utiliza una simbología en cada uno de los pasos que sigue un proceso.
  • Se puede utilizar para dibujar un proceso complejo o dividir éste en subprocesos y dibujar un diagrama de flujo por cada uno de ellos.
  • Muestra el valor que se aporta en cada uno de los pasos para conseguir el objetivo final del proceso (cada paso del proceso aporta algo para conseguir el objetivo final).
  • Conforman una de las herramientas para conseguir la mejora continua en las organizaciones al estudiar y plantearte el cómo se desarrollan los procesos en las organizaciones.

Para qué sirve un diagrama de flujos de trabajo

Muchas veces nos somos conscientes al 100% de la cantidad de procesos que tenemos dentro de nuestra organización. Con frecuencia en las empresas existen procesos administrativos, procesos comerciales, procesos de producción del producto/servicio que entregas al mercado, procesos estratégicos de los cuales la dirección es la responsable, etc. Cualquier organización por pequeña que sea tendrá varios procesos. Un diagrama de flujo ayudará a visualizar y mejorar estos procesos y, en definitiva, a llevar una mejor gestión empresarial. Pero no cabe duda de que si un diagrama de flujo es útil en una pequeña empresa debemos entender lo esencial que puede llegar a ser para una organización con más 50 o 100 empleados. Las organizaciones, cuanto más grandes, más complejos serán sus procesos y es aquí donde un diagrama de flujo representa una ayuda importantísima al reflejar visualmente y resumir una cantidad importante de pasos por los cuales se desarrolla cada uno de sus procesos. Aparte de lo ya comentado, otros beneficios que se obtendrán si se trabaja con diagramas de flujo de trabajo en la organización son:
  • Ayudar a comprender qué es un proceso y cuál es el objetivo del proceso que se está representando en la organización.
  • Complementar una caracterización de procesos.
  • Ahorrar mucho tiempo en el análisis de los pasos que sigue un proceso.
  • Facilitar un impacto visual que hace que los procesos sean más visibles, facilitando su comprensión global.
  • Contribuir a realizar un análisis profundo y exhaustivo del proceso, proporcionando información sobre posibles mejoras.
  • Establecer un buen punto de partida para documentar tus procesos y elaborar los procedimientos.
  • Identificar pasos clave de cada proceso donde pueda existir un riesgo o este paso pueda ser crítico para la consecución del objetivo del proceso.
  • Ofrecer ayuda para analizar la efectividad y eficiencia de los procesos al poder visualizar qué valor aporta cada paso en la consecución del objetivo del proceso
  • Animar a que los empleados puedan participar en el dibujo y representación de gráficos de los procesos que ellos desarrollan.
  • Ofrecer una herramienta básica para realizar un análisis de procesos dentro de tu organización.

Cómo hacer un diagrama de flujos de trabajo

Hay que tener en cuenta los siguientes pasos, sin excepción:
  • Definición del propósito y su alcance: se debe empezar planteando la interrogante ¿Qué se desea lograr?, luego se lleva a cabo una investigación detallada que permita conocer los puntos de inicio y fin para alcanzar ese propósito, que además será simple para lograr comunicarlo adecuadamente al resto de interesados.
  • Identificación de las tareas: es necesario llevar un orden cronológico, realizar notas y desarrollar un borrador, involucrando conversaciones con otros participantes y las observaciones de los procesos.
  • Organización: se debe organizar por tipo y figura que corresponda, es decir, procesos, decisiones, tareas, datos, entradas y/o salidas. Situándolos en el orden pertinente en el que cada actividad es ejecutada dentro del proceso.
  • Creación del diagrama: al tener clara la idea, se plasma un borrador y se dibuja el diagrama de flujo definitivo, bien sea a mano o usando algún programa de computación. En la creación se utilizan una serie de símbolos, cada empresa puede definir su propio grupo de símbolos a usar.
  • Confirmación del diagrama de flujo: es importante verificar cada uno de los pasos con la participación de las diferentes personas que forman parte del proceso. Observando detalladamente el desenvolvimiento de éste para estar seguros de que no ha quedado por fuera ningún punto importante.

Importancia de los diagramas de flujos de trabajo en la gestión de recursos humanos

A nivel empresarial son importantes ya que permiten la visualización grafica del desenvolvimiento de los procesos y actividades, contribuyendo a la distribución equilibrada del trabajo y detectando qué actividades son innecesarias. A nivel de diseño son importantes ya que ayudan en el análisis, definición, formulación de mejoras o soluciones de un problema, facilitando la comprensión del sistema informativo de acuerdo con las operaciones o procedimientos incluidos, analizando las diferentes etapas con el fin mejorarlas e incrementando la información administrativa. A nivel general, son importantes ya que hace como herramienta descriptiva, que ayuda a la comprensión de cualquier persona dentro de la organización, de procesos de diferente nivel de comprensión. Además, actúan como mecanismo de control de procesos, lo cual permite mayor organización y replanteamiento de actividades y procesos. Son versátiles y sencillos, por lo que se emplean en disciplinas como la programación, economía, informática, finanzas, procesos industriales, incluso en la psicología cognitiva. Quakki facilita 100% la creación y configuración de flujos de trabajo y su automatización.      

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