La comunicación corporativa y las herramientas para llevarla a cabo

La comunicación corporativa se puede definir como la unión entre lo informativo y lo relacional

¿Qué es la comunicación corporativa?

La comunicación corporativa se puede definir como la unión entre lo informativo y lo relacional. Este tipo de comunicación no surge de manera natural, está planificada y organizada por la empresa, siendo un mecanismo más para la gestión. Esta comunicación va dirigida tanto al público interno como externo de la empresa, por ello esta comunicación trabaja información relevante para estos públicos y tiene en cuenta los sistemas de relación. La idónea unión hará que la comunicación corporativa ayude a conseguir los objetivos de la empresa y se conciba como integral. Disponer de un Plan de comunicación es un determinante factor de éxito de las estrategias y acciones que toda empresa u organización desarrolle en el ámbito de la comunicación corporativa. Para la empresa tener este tipo de comunicación se califica como un valor añadido porque contribuye a generar elementos positivos en la manera de abordar planteamientos y situaciones que afectan a la globalidad de la organización. Además de ser un mecanismo para dar respuestas observadas por la organización, la comunicación corporativa es oportuna pero, sobre todo, necesaria como forma de prever la resolución de problemas. Debemos tener en cuenta que no hay fronteras entre la comunicación interna y la externa, de esta forma se facilita que las acciones comunicadoras puedan interaccionarse y los resultados obtenidos sean mejores. Cuando diseñamos un plan de comunicación integral es fundamental pensar que las acciones propuestas estén unidas entre sí. El equipo humano que forman las organizaciones puede incidir en la imagen de empresa, al igual que la imagen que proyecten las empresas pueden influir sobre las actitudes de los empleados. Tener una buena imagen externa de empresa puede contribuir a una mayor productividad, compromiso y sentimiento de pertenencia a la misma por parte de su equipo humano que, a su vez, beneficia a la imagen interna. Sin embargo, tener una imagen contraria puede afectar a la actitud de los empleados y a que muchos quieran abandonar la entidad.

Herramientas que se utilizan en la comunicación corporativa

Para llevar a cabo la comunicación interna debemos de tener en cuenta los flujos. Estos flujos se caracterizan por quién es el emisor y hacia dónde se dirigen los contenidos. En este sentido distinguimos entre comunicación ascendente, descendente y horizontal. En el flujo de comunicación de la dirección hacia los trabajadores o comunicación descendente las herramientas más utilizadas son:
  • El boletín interno consiste en una publicación interna dirigida a los empleados. Su función es informar dentro de la empresa sobre actividades y políticas a trabajar dentro de la entidad.
  • Intranet se utiliza para transmitir información operativa del día a día, como pueden ser horarios, anuncio de revisiones médicas… etc.
  • La circular sirve para proporcionar informaciones y criterios sobre procedimientos y servicios establecidos o que comenzarán a establecerse.
  • El manual de acogida es el soporte que recoge información sobre la organización de carácter interno. Está destinado al personal nuevo para que adquiera de una manera clara y rápida los conocimientos básicos para moverse con facilidad dentro de la empresa.
  • La publicidad interna está diseñada para aumentar la implicación con la empresa y el orgullo por trabajar en la compañía.
  • Las relaciones cara a cara es la herramienta más efectiva dentro de este flujo de comunicación, siempre y cuando se haya conseguido crear un clima de confianza que otorgue credibilidad.
En la comunicación corporativa hacia la dirección de la organización, o comunicación ascendente, los medios más utilizados son:
  • Las reuniones y grupos de trabajo de mejora son el sistema más eficaz para este tipo de flujo en la comunicación interna. El líder debe propiciar un ambiente agradable donde se puedan obtener aportaciones de relevancia. Las reuniones deben ser planificadas. En estas reuniones los líderes pueden acudir o no y podrán tener un carácter más o menos formal, pero todos los trabajadores deben sentir que sus propuestas son escuchadas. Además, es conveniente que los resultados y las propuestas aceptadas se lleven a cabo y que se recompensen las aportaciones.
  • Los buzones de sugerencias. Actualmente suelen ser virtuales, permiten hacer aportaciones más esporádicas y menos sistematizadas. También posibilitan la recogida de aportaciones de mejoras desde el ámbito social de la empresa hasta mejoras técnicas.
  • Las encuestas de clima laboral son un medio bastante utilizado, sobre todo en grandes organizaciones con muchos trabajadores. Habitualmente son anónimas para ayudar que las aportaciones, sobre todo de las de tono crítico, se produzcan sin miedo.
  • Las relaciones con los representantes sindicales actualmente se han convertido en una importante herramienta para la gestión de los recursos humanos. Esta herramienta aporta informaciones muy relevantes y permiten un contacto muy directo con la realidad laboral.
En la comunicación empresarial entre diferentes equipos de la organización o comunicación horizontal las herramientas más utilizadas son:
  • Los equipos de proyecto. Son equipos técnicos formados por personas de diferentes departamentos y perfiles profesionales. En la duración del proyecto actuarán de forma independiente al resto de su departamento y deberán llevar a cabo un proyecto de mejora o de cambio con unos objetivos y un calendario concretos. Una vez finalizado el proyecto y alcanzados los objetivos, el equipo se disolverá y estas personas volverán a sus departamentos correspondientes.
  • Las formaciones son una herramienta principal para promover la comunicación horizontal, aunque se debe centrar en aspectos técnicos comunes.
  • Las convenciones, los simposios y las presentaciones de resultados. Todas estas actividades, además de compartir contenidos técnicos, originan la relación social y la creación de vínculos personales que permiten aumentar la relación del individuo con sus compañeros y a su vez con la entidad.

Comunicación externa de la empresa

Con la comunicación externa las organizaciones gestionan su imagen dentro de la sociedad donde viven y se desarrollan. Para trabajar este tipo de comunicación las herramientas a utilizar son: Las empresas están en constante relación con la sociedad por sus relaciones comerciales y económicas y en la prestación de sus servicios. Con frecuencia participan en actos sociales o incluso llegan a para transmitir una imagen de cercanía a su público potencial. Estos actos buscan aumentar la notoriedad, vincularse a los intereses de las personas o transmitir una sensación de implicación en las inquietudes de la sociedad, pueden ser actos de relaciones públicas o acciones de patrocinio. Para ello se utilizan:
  • Las relaciones públicas están basadas en técnicas comunicativas para transmitir a los públicos objetivos un conjunto de sensaciones y valores con los que la organización quiere ser identificada.
  • El patrocinio se encarga de proporcionar un soporte tanto económico como en especies para la realización de una acción iniciada por otra organización. De esta manera se beneficia por identificar su marca con los valores que representa la acción patrocinada. Esta acción genera un alto grado de credibilidad y se posiciona rápidamente ante los clientes potenciales. La característica principal del patrocinio frente a otras acciones comunicativas es que la iniciativa de las acciones siempre corresponde a otra entidad que tiene asociados unos valores sociales y culturales.

Relación con los medios de comunicación

Las relaciones con los medios de comunicación es una de las maneras más habituales que las organizaciones utilizan para llegar a su público objetivo y a la sociedad. Las empresas desean convertirse en fuentes fiables ante los medios. Las principales herramientas informativas utilizadas en la relación de las organizaciones con los medios son los siguientes:
  • La rueda de prensa. Se convoca a los medios a un acto en el que se les facilitará información y se les hará entrega de material de soporte. También habrá un turno abierto de palabras al final. Este tipo de actos es interesante reservarlo para aquellas noticias o acontecimientos que dispongan de muchas posibilidades para obtener resonancia mediática. Es importante tener en cuenta la agenda de los medios para no hacer coincidir con otro acto y esto pueda perjudicar.
  • Dossier de prensa. Este tipo de documento puede reflejar de manera clara la imagen de la empresa y puede explicar al detalle la cultura de la organización que lo ha diseñado. Este tipo de herramienta se suele utilizar para complementar la información comentada en las ruedas de prensa o como material para dar a conocer la actividad de la empresa.
  • Comunicado de prensa. Este tipo de documento escrito se basa en la redacción de un titular con el objetivo básico que se quiere comunicar y unos cuantos párrafos concisos que muestran, en primer lugar la información más relevante de una manera sintética y clara para, posteriormente, desarrollarla.
La publicidad es la técnica de comunicación que más basa su acción en la persuasión del público objetivo. Para ello su objetivo es transmitir una información, que puede ser racional pero habitualmente es más emocional, para así generar una nueva necesidad al consumidor. Generalmente, salvo en campañas pequeñas, esta herramienta suele encargarse a una agencia externa donde se les indican mediante un “briefing” datos básicos para que puedan desarrollar la campaña. La identidad visual está formada por logotipos, los colores elegidos para los diseños, la tipografía, uniformes, etc. La gran importancia de la identidad visual para las empresas es la identificación clara de la marca, diferenciación frente a la competencia, memoria para ser recordada por el cliente y la asociación de la imagen con la entidad. Estas son las principales herramientas para trabajar la comunicación interna(ascendente, descendente y horizontal) y la externa. Los públicos a los que va dirigida la comunicación corporativa son desde luego distintos, como lo son sus objetivos concretos. Sin embargo, las estrategias, las herramientas y las acciones pueden unirse e interactuar en ambos públicos. De esta forma se pueden aprovechar los medios utilizados. Si unimos automatización de procesos y comunicación interna, el resultado es Quakki.

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