Automatización y productividad en la gestión de recursos humanos

Con la ayuda de la automatización de procesos el capital humano de las empresas se vuelve más eficiente. Al automatizar estos procesos se produce un aumento de la productividad de todos los elementos relacionados con los recursos humanos y, en general, un desarrollo del trabajo organizativo más fluido. Actualmente, las empresas se enfrentan de lleno a las fuerzas disruptivas de la tecnología. Y aquellas que no se ajustan a los dictados de la transformación digital quedan abandonadas por el mercado, inactivas u obsoletas. Es por esto por lo que para poder sobrevivir y mantener la competitividad las empresas necesitan automatizar las tareas repetitivas. De esta forma, liberarán tiempo de los empleados, un tiempo que podrán dedicar a otras tareas más importantes y productivas. Es por eso por lo que la automatización de procesos se está convirtiendo en una tecnología cada vez más necesaria en el departamento de recursos humanos.

¿Qué es la automatización de procesos?

Consiste en el uso de tecnología por parte de las empresas para conseguir automatizar diversas tareas repetitivas, liberando capacidad productiva y haciendo que sus trabajadores puedan concentrarse en tareas más relevantes y que aporten un mayor valor añadido a la empresa. Su aplicación conlleva por tanto un aumento de la productividad y la eficiencia global de la empresa. Esto es aplicable a todos los escalafones de la empresa, especialmente en el departamento de Recursos Humanos, ya que llevan a cabo un gran número de tareas repetitivas. Con la automatización de procesos se consigue además reducir el riesgo de errores humanos, muy comunes en este tipo de tareas repetitivas, donde la atención y precisión se va perdiendo según se avanza en la tarea.

Aplicaciones para la automatización de procesos

Ahora que ya está claro qué es la automatización de procesos y los beneficios que puede conllevar su implementación, vamos a ver algunos ejemplos de aplicación en el departamento de Recursos Humanos.

Desarrollo profesional y entrenamientos

Las empresas intentan construir su fuerza de trabajo para el futuro y la formación continua es necesaria para conseguirlo. Esta nueva necesidad de formación continua requiere un sistema de aprendizaje y desarrollo. Gracias a la automatización de procesos, el departamento de RRHH puede gestionar fácilmente las plataformas y salas de formación, y registrar los empleados a los que se le imparte cada sesión formativa.

Atraer nuevos talentos

Se puede emplear la automatización de procesos para acabar con la pila de papeleo. Mediante el uso de una base de datos que guarda los perfiles de los empleados potenciales y les notifica los resultados de sus entrevistas el departamento de recursos humanos consigue que el proceso de reclutamiento sea más rápido y fácil.

Gestión del rendimiento

En todos los sectores se busca la automatización de procesos para reevaluar sus programas de gestión del rendimiento. Desde el establecimiento de objetivos hasta la evaluación de recompensas e incentivos, la automatización de procesos facilita a los departamentos de RRHH el mantenimiento de la productividad de la organización. En definitiva, conlleva un ahorro económico, de recursos y de tiempo. Por eso son tantas las empresas que están implementando de forma acelerada procesos de automatización, consiguiendo ser más modernas, más eficientes y productivas. La transformación digital del Departamento de Recursos Humanos no necesariamente es un proceso sencillo. Si has decidido que quieres aumentar tu productividad, automatizar procesos de trabajo e implementar herramientas eficaces que te ayuden a lograr objetivos debes enfrentar ahora diversos desafíos. Veamos cuáles son los principales escollos a los que debes enfrentarte de cara a adaptar la gestión de los Recursos Humanos a la digitalización.

Cambio de enfoque

Los cambios tienen que empezar siempre por arriba. El enfoque del Departamento de Recursos Humanos ya no puede ser el mismo. Piensa que un gran porcentaje de las tareas que ahora se realizan manualmente o se tarda más en realizar por la falta de integración de software, ahora van a automatizarse. Muchos de los empleados del departamento de Recursos Humanos van a sentir un gran alivio. El mayor tiempo disponible permitirá que tu equipo pueda enfocarse en otras áreas de índole más estratégica, de cara a que el equipo de Recursos Humanos sea uno de los motores del crecimiento y competitividad de tu empresa.

Cambio en la cultura de la empresa

El segundo cambio que el líder de la transformación digital deberá transmitir a los empleados es un cambio en la cultura empresarial. Al automatizar numerosas tareas los procesos para obtener información o la forma de organizar el trabajo van a ser distintos. Todo va a ir orientado a mejorar la productividad, mejorar el clima laboral y hacer una gestión adecuada del talento de la empresa. Por tanto, habrá que comunicar a los trabajadores de manera eficaz y continuada los procesos que van a cambiar, además de formar a los empleados en el uso de las nuevas herramientas. Pero, aún más importante que esto, desde el Departamento de Recursos Humanos se debe transmitir el nuevo enfoque que queremos que adopten de cara al beneficio de todos.

Integración

Otro de los grandes retos que debes abordar es la integración de la plantilla. Muchos empleados de nuestra empresa son de diferentes generaciones. La combinación de los más veteranos con los perfiles más jóvenes y tecnológicos debe hacerse de manera que podamos extraer el máximo potencial de cada uno de ellos. Gestionar generaciones diferentes implica numerosos cambios en la forma de organizar el trabajo. Sin ir más lejos, cabe tener en cuenta que la concepción de carrera profesional de los «millenials» obedece a patrones distintos, y que hay que poner una mayor implicación en la retención del talento, la mejora del clima laboral y la formación continuada de los trabajadores.

Resistencia al cambio

La resistencia del cambio es un elemento connatural al ser humano. Si hemos estado desarrollando las mismas rutinas durante años, empezar a utilizar nuevas herramientas o adoptar un nuevo enfoque no será sencillo. Debemos organizar y programar la migración de nuestro sistema de trabajo anterior a la nueva realidad de la manera más eficaz posible, atendiendo a los obstáculos. Para superar los elementos de resistencia al cambio primero hay que identificarlos. Para ello, hay que cerciorarse de la opinión de los trabajadores sobre las nuevas herramientas y los nuevos procesos de trabajo y asegurar una comunicación interna adecuada que permita solventar los riesgos de que, a pesar de implementar los procesos de automatización, no podamos lograr los objetivos marcados.

Teletrabajo

El teletrabajo es otro de los desafíos a los que el Departamento de Recursos Humanos debe enfrentarse. Si vamos a automatizar los procesos debemos contar con software que facilite el trabajo a distancia, que sea intuitivo y de fácil acceso a los trabajadores independientemente del área a la que correspondan. La integración de diferentes sedes y filiales es fundamental para que podamos trabajar de forma coordinada. Más todavía ahora con la crisis del Covid-19, gestionar el teletrabajo para que se desarrolle de forma segura y nos permita mantener una alta productividad es una misión esencial. Eso implica facilitar los canales de comunicación adecuados, como los sistemas de control de presencia y el Portal del empleado.

Ciberseguridad

Por último, la ciberseguridad es otro de los grandes retos que debemos abordar. Tenemos que decidir la modalidad de software que vamos a utilizar, determinar el proceso de implantación y tener en cuenta los consejos de los expertos en ciberseguridad para que el trabajo se desarrolle de manera segura. Desde la perspectiva de la Dirección, la confiabilidad, la disponibilidad, la productividad, el rendimiento y la reducción de costes son argumentos poderosos para adoptar una solución de automatización de procesos. No obstante, lograr estos beneficios requiere de mucha disciplina para superar los obstáculos. Si comprende, anticipa y equilibra estos obstáculos con los beneficios, no deberían interrumpir sus planes. La automatización de procesos puede desarrollarse de manera segura a través de las nuevas tecnologías. Quakki te lo ofrece.